7 Langkah dalam Mengelola Sistem Payroll UMKM

Memiliki sistem penggajian yang dikelola dengan baik dapat membantu bisnis Anda menghindari kesalahan dan mengatur biaya operasional yang efisien. Berikut ini panduan yang bisa Anda terapkan untuk menciptakan sistem payroll yang efektif bagi perkembangan bisnis Anda.

7 Langkah dalam Mengelola Sistem Payroll UMKM

Saat ini sistem operasional bisnis UMKM, seperti sistem pembayaran, pengelolaan kas dan stok, sudah marak beralih ke digital. Seharusnya hal itu terjadi pula pada sistem manajemen SDM, seperti penggajian, kehadiran dan cuti, perhitungan pajak dan BPJS. Namun mungkin masih banyak UMKM yang berpendapat bahwa software payroll hanya diperuntukkan bagi perusahaan berskala besar saja.

UMKM di Indonesia tumbuh sangat pesat dibanding tahun-tahun sebelumnya. Kementerian Koperasi dan UKM mencatat hingga Februari 2022 sudah ada 17,25 juta pelaku UMKM yang terhubung ke dalam ekosistem digital. Dengan persaingan yang begitu ketat, pelaku UMKM harus berupaya lebih keras untuk membangun posisi yang kuat di pasaran. Salah satu upaya yang bisa dilakukan adalah dengan menciptakan manajemen SDM yang baik, terutama dalam hal pengelolaan penggajian.

1. Langkah-langkah Membuat Sistem Payroll UMKM

Bagi pelaku UMKM yang baru menjalankan bisnis, payroll mungkin menjadi salah satu aktivitas yang membingungkan dan memakan waktu. Namun melakukan pembayaran gaji secara akurat dan tepat waktu sangat penting untuk menjaga stabilitas bisnis. Untuk membangun sistem penggajian yang baik, berikut ini beberapa langkah yang bisa dilakukan.

Baca juga: Payroll adalah Sistem Gaji Karyawan, Ini Prosesnya 

2. Tentukan Jadwal Pembayaran dan Status Gaji

Jadwal pembayaran dan status penggajian karyawan merupakan keputusan penting yang perlu Anda tentukan sebelum menjalankan sistem penggajian. 

  • Jadwal pembayaran merupakan tenggat waktu penggajian karyawan. Umumnya, pembayaran gaji dijadwalkan harian, mingguan, dan bulanan. Kapan pun jadwal penggajian yang Anda pilih, pastikan tetap konsisten melakukan pembayaran tepat waktu.
  • Status gaji mengacu pada cara perhitungan gaji yang berkaitan dengan hubungan kerja dengan karyawan. Pelaku UMKM dapat menghitung gaji karyawan per jam, harian, atau bulanan. Status gaji ini dapat disesuaikan dengan kondisi bisnis dan posisi karyawan.

3. Memahami dan Mematuhi Hukum Pengupahan

Semua bisnis harus mematuhi undang-undang yang berlaku. Hal ini berarti pelaku UMKM juga perlu memahami kewajiban hukum dalam penggajian sebagai pemberi kerja. Dalam hal ini, pastikan Anda memproses penggajian sesuai dengan peraturan perpajakan dan pengupahan. 

Contohnya: 

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2021 Tentang Pengupahan, perhitungan gaji karyawan dapat dihitung per jam, hanya jika karyawan berstatus karyawan paruh waktu. Sedangkan gaji karyawan full-time dapat dihitung harian atau bulanan. 

4. Mempersiapkan Sistem Penggajian

Dalam perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan, pelaku UMKM memiliki tiga pilihan sistem yang umum digunakan, yaitu:

Manual: Beberapa usaha mikro memilih untuk melakukan penggajian secara manual untuk penghematan biaya. Namun, penggajian manual memakan waktu, serta paling rentan terhadap kesalahan.

Outsource: Anda dapat mempekerjakan orang lain atau konsultan untuk melakukan penggajian. Biasanya mereka akan menangani semuanya, mulai dari proses penggajian hingga setoran pajak. Namun, Anda perlu mempertimbangkan biaya tambahan yang perlu dikeluarkan.

Software: Software payroll dapat menjadi solusi bagi pelaku UMKM yang ingin menjalankan proses penggajian sendiri namun dengan efisiensi waktu dan biaya. Software payroll juga memiliki fitur yang lengkap, mulai dari perhitungan gaji secara otomatis hingga manajemen kehadiran. Misalnya, aplikasi CATAPA yang dapat memproses perhitungan komponen penggajian seperti pajak penghasilan atau PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, komponen lembur, THR, dan bonus hanya dengan 1 klik.

5. Menentukan Kebijakan Penggajian

Sebelum menjalankan penggajian pertama Anda, penting untuk menetapkan standar kebijakan penggajian. Hal ini untuk memastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman yang sama tentang cara kerja penggajian, periode penggajian, dan bagaimana tunjangan dibayarkan.

Baca juga: Mengenal Jenis-jenis Tunjangan Karyawan 

6. Gunakan Sistem Manajemen Waktu (Time Management)

Sistem manajemen waktu diperlukan untuk mengelola produktivitas karyawan dan dapat membantu dalam perhitungan gaji. Terutama jika Anda membayar gaji karyawan per jam. Umumnya, bisnis menggunakan lembar kehadiran atau timesheet. Namun untuk mempermudah pengelolaannya, pelaku UMKM membutuhkan sistem manajemen waktu yang mudah digunakan tetapi sulit untuk dimanipulasi. Software payroll memiliki aplikasi Time Management yang terintegrasi langsung ke dalam sistem penggajian.

7. Memantau Laporan Penggajian

Lakukan pemeriksaan rutin terhadap laporan penggajian untuk meninjau apakah tingkat gaji karyawan sudah sesuai dengan kebutuhan. Anda dapat melakukan pengecekan jam lembur bagi karyawan yang bekerja shift dan memeriksa jika ada kesalahan dalam perhitungan waktu kerja atau kompensasi. Umumnya, software payroll dapat meminimalisir potensi ketidakakuratan, tapi melakukan audit mandiri secara berkala merupakan upaya yang bijak dalam mengelola sistem penggajian Anda.

Menjaga Keamanan Data Penggajian

Data penggajian berisi informasi sensitif yang dapat merugikan karyawan jika jatuh ke tangan pihak yang tidak bertanggung jawab. Jadi apapun sistem manajemen penggajian yang diterapkan dalam bisnis Anda, pastikan sistem tersebut tidak memberi celah untuk terjadinya penyalahgunaan data. 

Baca juga: Membuat Slip Gaji Karyawan Secara Otomatis 

Mengapa UMKM Perlu Menggunakan Software Payroll atau Aplikasi Penggajian?

Dengan kompleksnya pengaturan dalam sistem penggajian, pelaku UMKM mungkin menemui kesulitan dalam manajemen SDM atau menciptakan sistem penggajian yang efektif. Hal ini tentu dapat merugikan pelaku UMKM dalam hal waktu dan biaya. Penggunaan software payroll berperan penting untuk membuat proses penggajian lebih lancar dengan harga yang terjangkau dan lebih hemat waktu. Sehingga tidak hanya meningkatkan produktivitas para pelaku UMKM, namun juga meningkatkan kinerja bisnis.

Ada banyak alasan mengapa software payroll dapat membantu UMKM mencapai hasil yang sangat baik di seluruh departemen bisnis mereka. Beberapa di antaranya antara lain:

  1. Lebih Akurat: Software payroll dapat menghitung perhitungan komponen penggajian secara otomatis berdasarkan entri data. Sehingga menghilangkan risiko human error dalam sistem penggajian.
  2. Keamanan Data: Penyedia layanan software payroll akan mengenkripsi data penggajian, sehingga tidak ada yang dapat mengakses data pribadi karyawan. Dengan demikian data penting perusahaan akan terhindar dari ancaman kebocoran data.
  3. Selalu Up to Date: Software payroll dapat terus memperbarui sistemnya agar selalu mengikuti perubahan peraturan pemerintah.
  4. Pembuatan Laporan: Anda dapat mengunduh laporan dengan mudah, seperti laporan penggajian, laporan absensi, laporan data karyawan dan lainnya. Bahkan terdapat fitur Custom Report yang dapat digunakan untuk membuat laporan yang menyesuaikan dengan kebutuhan.
  5. Integrasi Mudah: Jika menggunakan sistem yang berbeda dalam pengelolaan data seperti cuti dan kehadiran, pelaku UMKM akan menemui kesulitan saat memproses penggajian dan proses perhitungan pajak. Jika menggunakan software payroll, sistem tersebut dapat terintegrasi secara terpusat.
  6. Skalabilitas: Saat UMKM Anda berkembang, software payroll memungkinkan Anda untuk menyesuaikan sistem dengan perkembangan bisnis.
  7. Kepuasan Karyawan: Dengan mengotomatisasi proses penggajian, efisiensi operasional penggajian dapat ditingkatkan dan mengurangi kesalahan. Hal ini membuat pekerjaan lebih mudah bagi karyawan, sehingga meningkatkan kepuasan mereka.
  8. Kustomisasi: Seiring dengan pertumbuhan bisnis, software payroll dapat ditingkatkan untuk menangani volume yang lebih tinggi dan kompleksitas struktur penggajian yang paling update. Implementasinya pun lebih mudah karena software payroll berbasis cloud yang menawarkan penyimpanan tak terbatas. 
  9. Efektivitas Karyawan: Laporan penggajian yang komprehensif dari software payroll dapat menjadi acuan mengenai efektivitas UMKM yang berkaitan dengan penggajian karyawan.
  10. Akses Data Mudah: Software payroll berbasis cloud dapat diakses kapan saja dan di mana saja dari perangkat apa pun. Hal ini dapat mengurangi biaya infrastruktur, mempercepat penyelesaian tugas, dan mengurangi keterlambatan prosedural.

Untuk mendapatkan berbagai kemudahan di atas dalam mengelola manajemen payroll, Anda dapat menggunakan aplikasi CATAPA yang akan memudahkan perhitungan payroll dan mengelola kehadiran karyawan. Bagi UMKM dengan jumlah karyawan hingga 20 orang, Anda berkesempatan untuk mendapatkan layanan GRATIS dari CATAPA selama 1 tahun dengan kode promo UMKMPROMO. Segera daftarkan UMKM Anda dengan klik tombol di bawah ini!

CATAPA © 2022. All Rights Reserved