Selama beberapa tahun terakhir, cara kita bekerja telah mengalami beberapa perubahan. Pandemi COVID-19 menjadi salah satu pendorong perubahan ini.
Saat itu, banyak perusahaan yang harus menerapkan sistem kerja dari rumah untuk menjaga kesehatan karyawan. Namun seiring waktu, kini banyak perusahaan telah beradaptasi dan menerapkan sistem kerja baru yang menggabungkan fleksibilitas dan produktivitas. Salah satu pendekatan yang menjadi pilihan adalah sistem kerja hybrid.
Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu sistem kerja hybrid, serta kelebihan dan kekurangan yang terkait dengan sistem kerja ini.
Apa Itu Sistem Kerja Hybrid?
Sistem kerja hybrid adalah model kerja yang menggabungkan konsep kerja di kantor (work from home) dan kerja dari lokasi lain. Dalam sistem ini, karyawan memiliki fleksibilitas untuk memilih tempat kerja pada hari-hari tertentu dan datang ke kantor pada hari-hari lain. Pendekatan ini memberikan kebebasan kepada karyawan untuk memilih lingkungan kerja yang paling nyaman dan produktif bagi mereka.
Kelebihan Sistem Kerja Hybrid
1. Fleksibilitas Waktu dan Tempat
Salah satu keunggulan utama dari sistem kerja hybrid (hybrid working) adalah fleksibilitas dalam hal waktu dan tempat kerja. Dengan hybrid working, karyawan dapat memilih bekerja dari rumah, kantor, atau lokasi lain yang mereka sukai, dan memungkinkan karyawan untuk mengatur jadwal kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
2. Lebih Hemat Biaya
Sistem kerja hybrid dapat memberikan manfaat berupa penghematan biaya bagi perusahaan. Mengapa demikian? Karena dengan sistem kerja hybrid, karyawan tidak akan selalu berada di kantor, sehingga perusahaan bisa mengurangi biaya operasional seperti sewa ruang kantor, listrik, internet, dan fasilitas lainnya.
Pengurangan kebutuhan ruang fisik ini memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan anggaran mereka dengan lebih efisien. Selain itu, dengan lebih sedikit orang di kantor, biaya pemeliharaan dan peralatan kantor juga bisa ditekan.
3. Mengurangi Waktu dan Biaya Perjalanan
Bekerja secara hybrid membuat karyawan bisa mengurangi waktu dan biaya perjalanan mereka. Ini berarti karyawan dapat menghindari perjalanan panjang dan kemacetan lalu lintas.
Sebagai hasilnya, karyawan diharapkan dapat mengalokasikan waktu mereka ke kegiatan yang lebih produktif. Pengurangan perjalanan juga dapat mengurangi resiko Traffic Stress Syndrome pada karyawan dan dapat berdampak positif pada lingkungan yaitu mengurangi emisi karbon.
4. Meningkatkan Keseimbangan Hidup dan Kerja
Dengan lebih banyak kontrol atas waktu dan tempat kerja, karyawan bisa mencapai keseimbangan hidup dan kerja yang lebih baik. Mereka diharapkan dapat lebih mudah mengatur waktu antara pekerjaan dan kebutuhan pribadi. Keseimbangan yang lebih baik ini dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan secara keseluruhan, yang pada gilirannya dapat meningkatkan retensi dan kepuasan karyawan.
5. Meningkatkan Produktivitas
Beberapa karyawan merasa lebih produktif saat bekerja dari rumah atau tempat lain yang nyaman. Lingkungan kerja yang lebih tenang dan kurangnya gangguan kantor dapat membantu mereka fokus pada tugas-tugas penting. Selain itu, fleksibilitas dalam hybrid working memungkinkan karyawan untuk bekerja pada waktu-waktu ketika mereka merasa paling produktif, sehingga dapat meningkatkan output dan kualitas pekerjaan mereka.
Kekurangan Sistem Kerja Hybrid
Meskipun sistem kerja hybrid menawarkan banyak manfaat, tapi sistem kerja ini juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan, yaitu:
1. Kurangnya Interaksi Antar Karyawan
Salah satu tantangan utama dari hybrid working adalah kurangnya interaksi sosial antara karyawan. Ketika bekerja dari rumah atau lokasi lain yang terpisah, karyawan mungkin kehilangan kesempatan untuk berinteraksi secara langsung dengan rekan kerja mereka. Hal ini dapat mempengaruhi rasa kebersamaan dan semangat dalam tim.
2. Tantangan Komunikasi
Hybrid working dapat menghadirkan tantangan dalam komunikasi tim, terutama jika tidak didukung oleh sistem yang memadai untuk kolaborasi jarak jauh. Ketika karyawan tersebar di berbagai lokasi, risiko informasi tidak tersampaikan dengan jelas akan lebih besar.
3. Potensi Gangguan di Rumah
Meskipun bekerja dari rumah menawarkan fleksibilitas, lingkungan rumah tidak selalu ideal untuk bekerja. Gangguan seperti anak-anak, keluarga, hewan peliharaan, atau pekerjaan rumah tangga dapat mempengaruhi produktivitas karyawan.
Beberapa karyawan mungkin kesulitan memisahkan pekerjaan dari kehidupan pribadi, yang dapat mengurangi fokus dan konsentrasi mereka selama jam kerja. Lingkungan yang tidak terstruktur juga dapat menyebabkan masalah dalam mengatur waktu kerja yang efektif.
4. Risiko Keamanan Data
Bekerja dari berbagai lokasi dapat meningkatkan risiko keamanan data. Karyawan yang bekerja dari rumah atau lokasi lain mungkin menggunakan jaringan Wi-Fi publik atau perangkat pribadi, yang bisa menjadi target serangan siber. Tanpa langkah-langkah keamanan yang tepat, perusahaan berisiko kehilangan data sensitif atau terkena serangan siber.
Baca juga: Tips Melindungi Data Gaji Karyawan dengan Sistem Payroll yang Aman
Perbedaan Sistem Kerja Remote dan Hybrid
Mungkin sebagian orang mengira bahwa sistem kerja remote dan sistem kerja hybrid adalah hal yang sama, namun sebenarnya keduanya memiliki perbedaan.
Sistem kerja remote atau kerja jarak jauh, berarti karyawan bekerja sepenuhnya dari luar kantor dan tidak diharuskan datang ke kantor. Sementara itu, sistem kerja hybrid memungkinkan kombinasi antara bekerja di kantor dan bekerja dari rumah.
Misalnya, perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid mengharuskan karyawan untuk bekerja di kantor selama 2 hari dalam seminggu, sementara 3 hari lainnya bisa bekerja dari rumah atau lokasi lain sesuai pilihan mereka.
Persiapan untuk Menerapkan Sistem Kerja Hybrid
1. Teknologi yang Mendukung
Untuk mendukung sistem kerja hybrid, perusahaan harus memastikan karyawan memiliki perangkat yang memadai untuk bekerja dari mana saja. Ini mencakup laptop, dan software atau sistem yang mendukung pekerjaan karyawan untuk berkomunikasi, mengolah data, dan sebagainya.
Software berbasis cloud adalah salah satu teknologi yang bisa mempermudah karyawan untuk menerapkan sistem kerja hybrid, karena sistem berbasis cloud memungkinkan perusahaan menyimpan, mengakses, dan mengelola data secara aman dari mana saja.
Misalnya adalah software payroll berbasis cloud yang dapat membantu HR mengelola penggajian karyawan secara otomatis kapan saja dan dimana saja.
2. Kebijakan Hybrid yang Jelas
Untuk menerapkan sistem kerja hybrid, perusahaan harus memiliki kebijakan yang jelas, termasuk aturan tentang kapan karyawan bekerja di kantor dan kapan bekerja dari rumah.
Kebijakan ini juga harus mencakup jam kerja, standar kinerja, serta protokol keamanan dan komunikasi untuk menjaga informasi perusahaan tetap aman dan karyawan tetap terhubung.
3. Pelatihan dan Dukungan Teknis
Untuk mendukung sistem kerja hybrid, perusahaan harus memberikan pelatihan kepada karyawan tentang penggunaan teknologi dan cara bekerja secara efektif dalam lingkungan hybrid. Pelatihan ini mencakup penggunaan perangkat atau sistem baru. Selain itu, dukungan teknis harus selalu tersedia untuk membantu karyawan mengatasi masalah teknis yang mungkin mereka hadapi saat bekerja dari lokasi berbeda.
