Melindungi Data Gaji Karyawan dengan Sistem Payroll yang Aman

Data payroll yang terdiri dari informasi pribadi karyawan sangat rentan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Dalam mengelola data penggajian menggunakan software payroll, perusahaan perlu memastikan sistem yang digunakan telah terjamin keamanannya dan aman dari kebocoran data.

Melindungi Data Gaji Karyawan dengan Sistem Payroll yang Aman

Sebagai upaya menciptakan penggajian yang aman, perusahaan perlu memastikan bahwa informasi sensitif milik karyawan dan perusahaan tidak disusupi oleh peretas atau hacker. Sebagai HR atau pemilik UMKM, sudah menjadi tanggung jawab Anda atas kerahasiaan data pribadi karyawan. Untuk melakukannya, bisa dimulai dengan memastikan sistem penggajian yang Anda gunakan telah terjamin keamanannya.

Pentingnya Menjaga Keamanan Data Penggajian (Payroll Security)

Pentingnya Menjaga Keamanan Data Penggajian (Payroll Security)

Setiap menjelang periode penggajian, perusahaan mengelola begitu banyak informasi pribadi karyawan. Jika perusahaan tidak memiliki keamanan yang memadai, informasi tersebut dapat disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Penyalahgunaan informasi penggajian tidak hanya terbatas pada pencurian identitas. Kebocoran data dapat memicu penipuan, merusak citra perusahaan, mengakibatkan hilangnya kepercayaan dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan.

Jika Anda merupakan pemilik UMKM, bukan berarti Anda aman dari kebocoran data hanya karena Anda memiliki lebih sedikit karyawan. Menurut Forbes, penyalahgunaan data penggajian terjadi dua kali lebih sering pada bisnis kecil daripada organisasi besar.

Tips Melindungi Data Penggajian Karyawan

1. Pelatihan Karyawan dalam Penggunaan Software Payroll

Memahami sistem keamanan terkadang cukup menantang bagi sebagian orang. Karena itu perusahaan perlu menjadwalkan pelatihan khusus mengenai sistem penggajian yang digunakan, agar semua karyawan yang terlibat dapat memahami fitur keamanan untuk melindungi data sensitif milik perusahaan.

Untuk mempertahankan standar keamanan penggajian, jadwalkan sesi pelatihan tambahan setiap kali perangkat lunak atau software payroll diperbarui atau prosedur berubah.

Baca juga: Tips Memilih Software Payroll Terbaik untuk Perusahaan Anda

2. Ganti Password Secara Berkala

Perubahan kata sandi atau password secara teratur mungkin tidak menjadi jaminan perlindungan atas setiap ancaman terhadap keamanan penggajian, tetapi pendekatan ini masih bisa menjadi strategi yang efektif. Terutama jika dikombinasikan dengan langkah-langkah keamanan lainnya. Anjurkan karyawan Anda untuk memperbarui kata sandi atau password setiap 60 hingga 90 hari. Jadikan persyaratan ini sebagai prosedur keamanan perusahaan dan bagian dari pelatihan sistem penggajian.

Tingkatkan juga kepedulian atas penggunaan identitas palsu yang bisa merugikan perusahaan. Beberapa kasus penipuan yang bertujuan untuk mendapatkan informasi sensitif, biasanya menggunakan logo perusahaan dan nama CEO untuk mendapatkan kepercayaan karyawan. 

3. Kelola Hak Akses Terhadap Data Penggajian dalam Software Payroll

Ketika satu orang menangani seluruh proses penggajian, perusahaan lebih rentan terhadap masalah keamanan dan kebocoran data. Batasi jumlah orang dan level jabatan yang memiliki akses terhadap sistem penggajian Anda. Misalnya, manajer HRD atau pemilik bisnis. Juga pastikan pemilik hak akses tersebut memahami dan menjalankan standar keamanan data penggajian. 

Cara lainnya adalah pemisahan tugas yang berkaitan dengan penggajian. Selain membantu memperketat keamanan penggajian, upaya ini juga dapat mengurangi potensi human error. Misalnya saja, karyawan A bertugas untuk mengelola perhitungan jadwal kehadiran, sedangkan karyawan B bertugas untuk memproses payroll. Adanya kolaborasi dalam pengelolaan data karyawan dapat mencegah penyalahgunaan data, karena adanya peninjauan tugas dan tanggung jawab antar karyawan.

Baca juga: Memaksimalkan Aplikasi Payroll untuk Meningkatkan Produktivitas HR

4. Batasi Penggunaan Data dalam Slip Gaji 

Jika slip gaji yang berisi data sensitif diunduh dengan mudah di smartphone, karyawan dapat menjadi target yang rentan terhadap peretasan data. Jadi, daripada menunjukkan data-data sensitif pada slip gaji seperti nomor BPJS, alamat lengkap, nomor KTP, batasi informasi hanya untuk kebutuhan dasar seperti nama karyawan dan jabatan.

5. Lakukan Audit Secara Reguler

Melaksanakan audit dalam proses payroll dapat mencegah atau meminimalisir ancaman penipuan dan penggelapan. Selain itu, upaya ini juga dapat memastikan proses penggajian mematuhi undang-undang pajak dan tenaga kerja. Secara umum, pelaksanaan audit yang ideal adalah setiap tahun. Tetapi untuk gambaran yang lebih komprehensif terhadap efektivitas sistem penggajian, Anda dapat melakukan audit tiga bulanan atau per semester. Langkah-langkah yang bisa dilakukan saat audit payroll adalah:

  • Memastikan informasi karyawan, termasuk gaji dan periode pembayaran
  • Memastikan setiap transaksi dalam buku besar sudah sesuai dengan laporan penggajian.

Tips Menjaga Keamanan Data Gaji Karyawan

6. Perhatikan Keamanan Data Saat Karyawan Resign

Setelah karyawan keluar dari perusahaan, segera nonaktifkan data login mereka. Akun yang tidak terpakai membuat informasi perusahaan Anda rentan terhadap serangan siber. Hal ini disebabkan karena akun tersebut memiliki kata sandi atau password yang tidak update.

Ancaman keamanan data penggajian juga bisa saja berasal dari mantan karyawan payroll yang berusaha untuk mengakses informasi sensitif karyawan yang masih aktif. Untuk mengurangi kemungkinan ancaman terhadap keamanan data penggajian, kelola aset perusahaan seperti kredensial keamanan dan laptop dari karyawan payroll pada hari terakhir mereka. Selanjutnya, pastikan ada proses untuk menghapus akses mantan karyawan payroll dari sistem penggajian. Selain itu, ubah data login milik mantan karyawan payroll untuk mencegah akses yang tidak sah.

7. Kelola Penggajian dengan Software Payroll yang Terjamin Keamanannya

Baik sebagai pemilik bisnis atau tim HR, Anda memiliki tugas dan tanggung jawab yang tidak terbatas pada penggajian saja. Akan lebih mudah untuk menyerahkan pengelolaan penggajian karyawan pada software payroll seperti CATAPA, yang telah menggunakan langkah-langkah keamanan tingkat atas.

Standar Keamanan CATAPA - Intelligent Payroll Platform

Standar keamanan CATAPA Payroll

CATAPA dapat menjadi partner yang Anda butuhkan untuk menjaga keamanan data sensitif. CATAPA menggunakan standar keamanan kelas dunia seperti 2 Factor Authentication (2FA) dan Battle Tested Encryption, yang menjamin keamanan dan kerahasiaan data karyawan Anda. 

Jadi Anda bisa fokus pada pengembangan bisnis dan tanggung jawab lain yang lebih strategis. Mempercayakan proses penggajian pada CATAPA juga memberikan bisnis Anda kesempatan untuk memiliki standar keamanan pada level yang sama dengan perusahaan berskala besar, namun tetap dengan harga yang terjangkau.

Hal ini merupakan strategi yang baik untuk membantu menjaga penggajian Anda tetap aman. CATAPA juga memungkinkan Anda mengelola hak akses secara fleksibel. Sehingga Anda dapat mengelola data penggajian secara jarak jauh untuk memastikan bahwa hanya anggota tim yang sesuai yang dapat mengakses data sensitif.

Jika Anda menginginkan sistem penggajian yang mudah dan jelas aman, Anda dapat menggunakan fitur-fitur terbaik CATAPA. Caranya cukup dengan dengan klik tombol di bawah ini!

CATAPA © 2022. All Rights Reserved