Saat bekerja di suatu perusahaan, pasti kita sering mendengar apa itu payroll. Secara umum, payroll artinya adalah sistem penggajian yang diterapkan dalam sebuah perusahaan.
Pengertian Payroll
Sedangkan menurut Darwinbox, payroll adalah total semua kompensasi yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawannya dalam jangka waktu atau pada waktu yang sudah ditentukan.
Payroll juga dapat merujuk pada data karyawan dan jumlah kompensasi yang harus dibayar pada masing-masing karyawan tersebut. Payroll dapat berubah-ubah dari satu periode ke periode pembayaran yang lain. Hal ini dikarenakan adanya lembur, absen, dan faktor lainnya.
Dapat disimpulkan, dalam menjalankan payroll dalam sebuah perusahaan, Human Resources Department (HRD) harus mengolah data semua karyawan beserta komponen yang mempengaruhi gaji mereka untuk perhitungan gaji setiap bulan.
Adanya aplikasi payroll dapat mempermudah proses penggajian tersebut karena dapat dilakukan secara otomatis dengan akurasi dan keamanan yang terjaga.
Proses Payroll
Karena ada faktor-faktor yang mempengaruhi nominal gaji setiap karyawan, maka dalam payroll dibutuhkan perencanaan yang matang. Dikutip dari GreytHR, ada tiga tahapan dalam payroll, antara lain:
Pre-Payroll
Merupakan langkah awal dalam menentukan kebijakan penggajian di suatu perusahaan. Kebijakan ini biasanya berkaitan dengan cuti dan tunjangan, lembur, dan kehadiran.
Perusahaan-perusahaan di Indonesia juga harus memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam melaksanakan payroll, seperti kebijakan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan Perhitungan PPh 21. Kebijakan ini yang nantinya akan disetujui oleh manajemen, dan sekaligus menjadi standar proses payroll suatu perusahaan.
Baca juga: Metode Perhitungan PPh 21 Yang Wajib Diketahui Payroll Officer
Selanjutnya, yang perlu dilakukan adalah pengumpulan data karyawan untuk diolah ke dalam perhitungan gaji, seperti absensi atau perubahan gaji.
Dalam membuat laporan data karyawan tersebut, tim HRD harus menyesuaikan laporan karyawan dan laporan perusahaan dengan format yang dibutuhkan. Menggunakan aplikasi payroll yang memiliki fitur Laporan Khusus (Custom Report) menjadi solusi untuk kustomisasi semacam ini.
Kemudian dilakukan pemeriksaan validitas data yang sudah dikumpulkan. Pengecekan ini dilakukan untuk memastikan payroll sudah akurat dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Payroll
Setelah data karyawan sudah divalidasi, maka data tersebut akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk proses perhitungan gaji bersih. Gaji bersih yang dihasilkan sudah menyesuaikan pajak dan pengurangan lainnya.
Post-Payroll
Gaji karyawan termasuk pengeluaran yang cukup besar bagi perusahaan. Maka dari itu, penting bagi HRD untuk bekerja sama dengan tim Finance untuk pencatatan transaksi keuangan dalam proses penggajian.
Setelah dilakukan pencatatan oleh tim Finance, dapat dilakukan pembayaran gaji ke rekening perusahaan. Pembayaran gaji ini diikuti dengan distribusi slip gaji ke masing-masing karyawan.
Menurut Peraturan Pemerintah No 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2, pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.
Selain sifatnya wajib, slip gaji juga memiliki peran penting lainnya. Slip gaji berfungsi sebagai bukti resmi bahwa perusahaan telah memberikan kewajibannya kepada karyawan. Selain itu, slip gaji juga dapat digunakan sebagai dokumentasi pembayaran bagi tim Finance.
Kemudahan Aplikasi Payroll
Proses payroll yang sudah disebutkan di atas, menunjukkan bahwa sistem penggajian merupakan proses yang cukup kompleks dan membutuhkan ketelitian ekstra agar tidak terjadi kesalahan. Ditambah lagi dengan adanya peraturan pemerintah yang terkadang mengalami perubahan. Sehingga perusahaan harus menyesuaikan kebijakan payroll dengan regulasi terbaru.
Dengan menggunakan aplikasi payroll CATAPA, maka proses perhitungan komponen gaji seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan PPh 21 dapat dilakukan secara otomatis. Kebijakan pemerintah yang berubah-ubah juga tidak akan menjadi masalah, karena aplikasi payroll bisa menyesuaikan dengan aturan yang berlaku.
Aplikasi payroll ini juga memudahkan perusahaan untuk mendistribusikan slip gaji melalui Employee Self Service. Layanan ini memudahkan karyawan untuk download slip gaji secara mandiri melalui aplikasi. Sehingga perusahaan tidak perlu lagi melakukan distribusi slip gaji secara massal.
Tidak hanya melakukan perhitungan payroll secara akurat, keamanan data karyawan pun terjamin. Seluruh data dan komponen gaji karyawan akan dienkripsi atau dirahasiakan. Selain itu terdapat dua lapisan pengamanan atau yang lebih dikenal 2FA (Two-Factor Authentication).
Berbagai kemudahan ini, dapat anda implementasikan di perusahaan anda dengan mendaftar CATAPA sekarang. Info lebih lanjut hubungi tim kami di contact@catapa.com
