Pengelolaan gaji karyawan merupakan salah satu tugas terpenting yang harus dilakukan oleh HR sebuah perusahaan. Karena proses penggajian karyawan menjadi penunjang utama operasional sebuah perusahaan yang sangat bergantung pada tenaga manusia yang ada di dalamnya.
Proses penggajian karyawan atau payroll adalah total semua kompensasi yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawannya dalam jangka waktu atau pada waktu yang sudah ditentukan.
Saat dilakukan secara manual, payroll dapat menyita banyak waktu dan tenaga. Selain itu, proses payroll yang dilakukan secara manual juga lebih rawan error, karena banyaknya data yang harus diproses dan perhitungan rumit yang harus dilakukan.
Dengan menggunakan aplikasi payroll, perusahaan dapat mengotomasi sistem penggajian mereka sehingga HR dapat bekerja dengan jauh lebih efisien ketika menangani payroll.
Apa itu Aplikasi Payroll?
Aplikasi payroll adalah solusi digital yang dirancang khusus untuk membuat pengerjaan payroll menjadi lebih mudah dan cepat dengan cara mengautomasi aspek-aspek payroll yang repetitif dan memakan banyak waktu sekaligus tenaga, seperti menghitung pph 21 dan tunjangan, ataupun proses administrasi data karyawan.
Menggunakan aplikasi payroll, perusahaan akan mendapatkan beberapa manfaat seperti:
1. Kerja HR Perusahaan Menjadi Lebih Efisien
Proses payroll yang dilakukan secara manual biasanya memakan banyak waktu dan juga tenaga, karena banyaknya data yang harus diproses dalam sebuah payroll. Mulai dari rekap absensi, data pajak, bonus dan tunjangan, hingga slip gaji, semuanya harus diproses setiap bulannya, karyawan per karyawan.
Menggunakan aplikasi payroll akan membantu HR perusahaan untuk tak perlu lagi menghabiskan waktu ataupun menempatkan tenaga kerja manusia terdedikasi untuk mengurus semua itu. HR pun dapat fokus untuk mengerjakan hal-hal yang lebih membutuhkan perhatian manusia.
2. Minimalisir Human Error
Proses penggajian yang dilakukan secara manual lebih rawan kesalahan karena kodrat alam manusia yang sudah pasti akan melakukan kesalahan. Data jurnal Oxford Academic, menyatakan bahwa persentase human error dalam sebuah pekerjaan data entri adalah 3,7% untuk kesalahan total dan 14,2% untuk kesalahan yang cukup fatal sehingga membuat keseluruhan data tidak valid.
Dengan menggunakan aplikasi payroll, proses penggajian dapat dilakukan secara otomatis dengan lebih cepat dan akurat. Semua proses dan perhitungan penggajian akan yang dilakukan dalam aplikasi payroll akan selalu sesuai dengan ketentuan yang sudah diatur di awal.
Selain itu, perhitungan yang dilakukan di aplikasi payroll seperti CATAPA juga biasanya akan selalu update dengan peraturan pemerintah terbaru sehingga Anda tak perlu lagi repot menyesuaikan perhitungan karyawan satu-persatu lagi.
3. Lebih Scalable untuk Perkembangan di Masa yang Akan Datang
Saat perusahaan berkembang secara ukuran, otomatis sistem penunjang di baliknya seperti payroll juga harus ikut berkembang untuk memastikan kelancaran operasional bisnis yang ada di dalamnya. Menggunakan sistem payroll manual, mengembangkan tim HR yang terdedikasi untuk payroll tidak bisa dilakukan dengan mudah karena setiap individu memiliki kapasitas pengerjaan yang berbeda-beda. Belum lagi setiap karyawan baru yang direkrut memiliki masa tennggang terlebih dahulu untuk membiasakan diri di dalam sistem internal perusahaan.
Tetapi menggunakan aplikasi Payroll, penambahan jumlah karyawan ini dapat ditanggulangi secara mudah, dengan hanya menambahkan data karyawan baru saja baik secara individual atau langsung berjumlah besar. Sehingga sistem penggajian akan dapat tetap berjalan secara lancar meski perusahaan berkembang pesat dalam waktu yang singkat.
4. Penyimpanan Data Lebih Aman
Penggunaan aplikasi payroll juga dapat membantu perusahaan dalam menyimpan data gaji karyawan dengan lebih aman. Data gaji yang disimpan secara manual dapat hilang atau rusak akibat bencana alam atau kesalahan manusia. Data gaji manual juga dapat lebih mudah dimanipulasi karena tidak ada proses verfikasi ketika seorang bad actor membuat perubahan dalam data tersebut. Memasang sistem keamanan yang mumpuni juga akan menjadi extra cost yang tidak murah bagi perusahan.
Sementara aplikasi payroll pada umumnya sudah menyertakan sistem keamanan khusus tanpa perusahaan perlu mengeluarkan biaya ekstra. Aplikasi payroll seperti CATAPA misalnya, sudah dilengkapi dengan enkripsi military grade, standard keamanan ganda two factor atuhentication (2FA), dan sudah tersertifikasi ISO 27001 sehingga Anda tak perlu khawatir lagi tentang aspek keamanan aplikasi payroll tersebut.
5. Download Slip Gaji Secara Mandiri
Dengan menggunakan aplikasi payroll, karyawan dapat mendownload slip gaji mereka secara mandiri. Hal ini akan memudahkan karyawan dalam mengakses informasi tentang gaji mereka tanpa harus meminta bantuan HR. Selain itu, slip gaji yang dihasilkan oleh aplikasi payroll juga lebih akurat dan mudah dibaca.
Karyawan maupun HR tak perlu lagi membuang waktu untuk mengadakan pertemuan hanya untuk permintaan slip gaji, sehingga waktu kerja pun dapat dimanfaatkan dengan lbih efisien.
Kesimpulannya, penggunaan aplikasi payroll dapat membantu perusahaan dalam mengelola gaji karyawan dengan lebih efisien dan akurat. Selain itu, aplikasi juga dapat membantu perusahaan dalam menyimpan data gaji dengan lebih aman dan meminimalisir human error yang terjadi dalam proses penggajian. Oleh karena itu, penggunaan aplikasi payroll menjadi solusi yang tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan gaji karyawan.
