Memilih solusi penggajian yang ideal merupakan investasi yang penting bagi perusahaan dalam skala apapun. Sistem penggajian yang kompleks dan tidak efisien akan memakan waktu dan biaya. Hal ini disebabkan karena penggajian bukanlah sekadar mentransfer gaji ke karyawan. Kenyataannya, proses penggajian juga meliputi perhitungan pajak, perhitungan komponen gaji, pembuatan laporan, pengelolaan absensi dan sebagainya.
Kini perusahaan dapat mengelola sistem penggajian secara otomatis dengan bantuan software payroll berbasis cloud. Software payroll membuat proses penggajian tidak lagi membutuhkan waktu berhari-hari. Bahkan memproses penggajian dengan CATAPA dapat diselesaikan dalam hitungan menit saja!
Ada berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih software penggajian yang tepat untuk bisnis Anda, seperti fitur, kemudahan penggunaan, kemampuan integrasi, harga, dan lainnya. Tiga faktor berikut ini akan membantu Anda dalam menentukan solusi penggajian yang tepat agar dapat berdampak optimal bagi perusahaan Anda.
1. Memiliki Fitur-fitur Penting dalam Software Payroll
Hal ini merupakan faktor utama yang perlu diperhatikan, karena software payroll yang tepat bagi perusahaan Anda merupakan software payroll yang dapat menjawab kebutuhan sistem penggajian yang berlaku di perusahaan.
Software Berbasis Cloud
Sistem penggajian merupakan aktivitas terpenting dalam manajemen HR. Jadi sebaiknya Anda menggunakan software payroll berbasis cloud, karena memungkinkan Anda untuk mengakses dan melakukan update sistem Anda kapan saja, melalui perangkat apapun selama tersedia internet. Akan lebih baik lagi kalau Anda juga dapat mengakses sistem penggajian melalui smartphone. Sehingga data penggajian dapat diakses lebih mudah kapan pun Anda membutuhkannya.
One Click Payroll
Software payroll yang Anda pilih harus bisa melakukan perhitungan gaji beserta komponen yang mempengaruhinya, seperti perhitungan BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, PPh 21, cuti, lembur, dan tunjangan lainnya secara otomatis. Dengan demikian, Anda bisa memproses penggajian secara lebih mudah dan akurat hanya dengan satu klik. Anda juga perlu mempertimbangkan software payroll yang juga dapat memproses slip gaji secara otomatis.
Baca juga: Contoh Slip Gaji Karyawan, Bisa Bikin Otomatis
Sesuai dengan Regulasi Pemerintah
Peraturan pemerintah terkadang mengalami perubahan dan pembaharuan. Pastikan software payroll yang Anda pilih dapat menyesuaikan perubahan peraturan pemerintah secara otomatis. Jadi Anda tidak perlu melakukan update secara manual jika terjadi perubahan regulasi.
Laporan Penggajian Otomatis
Laporan penggajian merupakan dokumen penting bagi HR, karena berperan besar dalam analisis anggaran karyawan. Pastikan software payroll dapat memberikan kemudahan dalam menghasilkan laporan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Integrasi
Sebelum memutuskan software payroll yang akan digunakan, pastikan aplikasi tersebut dapat diintegrasikan dengan fitur lainnya. Misalnya, dalam perhitungan penggajian Anda perlu memproses data absensi atau lembur. Sehingga diperlukan integrasi antara data absensi dan perhitungan komponen gaji. Jika software payroll bisa melakukan integrasi tersebut, akan membuat proses penggajian di perusahaan lebih simpel.
Hak Akses Pengguna
Data penggajian sangat rahasia, tetapi dalam proses penggajian melibatkan tim untuk bekerja sama. Idealnya, software payroll yang baik memiliki fitur yang dapat mengatur hak akses pengguna, sehingga data-data yang bersifat rahasia hanya dapat diakses oleh karyawan yang berwenang. Dengan kemampuan ini, Anda dapat berkolaborasi dengan tim lain dengan mudah tanpa khawatir akan kebocoran informasi pribadi karyawan.
Keamanan
Data penggajian menyimpan informasi pribadi yang memiliki risiko penyalahgunaan. Perusahaan perlu memastikan software payroll yang digunakan sudah menggunakan standar keamanan kelas dunia seperti two factor authentication dan battle tested encryption.
2. Dapat Menghemat Waktu
Penghematan waktu merupakan salah satu tujuan utama perusahaan mengubah sistem penggajian manual menjadi otomatis menggunakan software payroll. Sehingga HR dapat meningkatkan produktivitas dengan mengerjakan pekerjaan yang lebih strategis. Sehingga Anda perlu memastikan penggunaan software payroll yang Anda pilih dapat mengefisiensi waktu.
Proses Onboarding
Perusahaan yang sudah terbiasa dengan sistem penggajian manual terkadang menemukan tantangan dalam penggunaan software payroll otomatis. Karena itu, software payroll yang memberikan kemudahan dalam penggunaan dapat mempercepat proses implementasi. CATAPA kini menyediakan panduan interaktif melalui 10 langkah mudah bagi pengguna CATAPA dalam proses payroll pertama mereka. Dengan menggunakan panduan interaktif ini, implementasi proses payroll menjadi 30% lebih cepat.
Employee Self Service
Seringkali HR harus mengerjakan tugas-tugas repetitif seperti menjawab pertanyaan karyawan tentang cuti atau informasi perusahaan lainnya. Employee Self Service memungkinkan HR untuk meningkatkan pengalaman karyawan dalam mengakses data pribadi mereka secara mandiri. Melalui Employee Self Service, pada umumnya karyawan dapat mengunduh slip gaji, jadwal kerja, mengajukan cuti, dan mengakses sisa saldo cuti.
3. Faktor Pendukung Implementasi
Biaya Transparan
Pastikan biaya yang akan Anda keluarkan dalam penggunaan software payroll. Idealnya, Anda perlu mengetahui berapa biaya operasional dengan jumlah karyawan Anda saat ini, dan perkiraan pertambahan biaya seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Anda juga perlu mempertimbangkan biaya untuk fitur-fitur tambahan, jika dibutuhkan. Dengan demikian Anda dapat menentukan apakah software payroll yang Anda pilih sudah sesuai dengan anggaran perusahaan. Penting juga bagi perusahaan untuk memastikan tidak ada biaya-biaya tersembunyi di masa mendatang.
Skalabilitas
Pilihlah software payroll yang tidak hanya membantu proses penggajian saat ini saja, tetapi juga ikut bertumbuh bersama bisnis Anda. Dengan menggunakan software payroll yang fleksibel dalam menyesuaikan kebutuhan perusahaan dari waktu ke waktu, Anda bisa memusatkan perhatian pada pengembangan bisnis, bukan menyiapkan sistem penggajian baru setiap beberapa tahun.
Baca juga: Penerapan Artificial Intelligence (AI) pada Fungsi HR
Customer Service
Meskipun software payroll mempermudah proses penggajian, tetapi terkadang ada penyesuaian fitur yang membutuhkan support dari penyedia layanan. Pastikan software payroll yang jadi pilihan Anda menawarkan layanan pelanggan melalui telepon, email, dan live chat, sehingga Anda akan selalu mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan. Selain itu, adanya help center yang komprehensif juga sangat mendukung sebagai referensi saat Anda membutuhkan bantuan.
Demikian tips memilih software payroll terbaik untuk perusahaan Anda. Semua kriteria yang telah disebutkan di atas dapat Anda temukan di CATAPA - Intelligent Payroll Platform. CATAPA merupakan aplikasi penggajian berbasis cloud yang membantu Anda mengotomatisasi perhitungan komponen gaji karyawan dalam sistem penggajian yang cepat, mudah, dan terintegrasi.
Untuk mulai menggunakan CATAPA, Anda cukup mendaftarkan diri di sini. Anda juga dapat berkonsultasi dengan tim CATAPA melalui:
- Email: support@catapa.com
- Phone: 150150
- Live Chat (catapa.com): 09.00 - 18.00 WIB (operational hour)
