Apa Itu Slip Gaji?
Slip gaji merupakan dokumen yang dikeluarkan setiap bulan oleh perusahaan kepada karyawan. Slip gaji berisi rincian gaji karyawan beserta potongannya untuk periode tertentu. Karena digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan telah memenuhi hak karyawan, hal ini menyebabkan slip gaji menjadi salah satu bagian penting dalam proses penggajian.
Perusahaan terikat secara hukum untuk mengeluarkan slip gaji secara berkala sebagai bukti pembayaran gaji kepada karyawan dan pemotongan yang dilakukan. Regulasi mengenai slip gaji diatur dalam Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan. Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa:
Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.
Slip gaji dapat diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk dokumen fisik ataupun elektronik. Cara lain dalam mendistribusikan slip gaji karyawan adalah dengan menggunakan software payroll, yang memudahkan karyawan untuk mengunduh slip gaji setiap bulannya.
Format Slip Gaji
Perusahaan memiliki format slip gaji yang berbeda-beda. Tapi pada umumnya, slip gaji memiliki format berikut ini:
1. Identitas Perusahaan
Seperti halnya dokumen lainnya dalam perusahaan, identitas perusahaan ini bertujuan untuk menunjukkan siapa yang mengeluarkan dokumen tersebut. Biasanya identitas perusahaan ini meliputi logo, nama, dan alamat perusahaan.
2. Identitas Karyawan
Karena slip gaji karyawan bersifat personal, maka identitas karyawan perlu ditampilkan dalam pembuatan slip gaji untuk membedakan kepemilikan slip gaji masing-masing karyawan. Data karyawan yang biasanya muncul dalam slip gaji antara lain nama karyawan, NIK, dan jabatan.
3. Keterangan Periode Pembayaran
Salah satu fungsi slip gaji adalah sebagai dokumentasi pembayaran kewajiban perusahaan atas pekerjaan yang telah diselesaikan karyawan. Besaran gaji juga dapat berbeda pada beberapa perusahaan. Memasukkan periode pembayaran dapat membantu dalam proses dokumentasi tersebut. Sehingga perusahaan atau karyawan dapat menemukan slip gaji pada periode tertentu dengan mudah saat dibutuhkan.
4. Rincian Gaji
Merupakan bagian terpenting dalam slip gaji. Bagian ini memuat informasi lengkap terkait gaji karyawan seperti gaji pokok, berbagai tunjangan yang diterima karyawan, bonus, dan upah lembur. Termasuk potongan gaji juga perlu dimasukkan dalam slip gaji, seperti BPJS, iuran pensiun dan PPh 21.
Komponen dalam Slip Gaji
Karena slip gaji merupakan informasi lengkap atas hak karyawan yang diterima setiap bulan, maka komponen yang ada dalam slip gaji juga harus mengacu pada aturan yang berlaku dalam pengupahan, yaitu gaji pokok dan tunjangan. Seperti yang dijelaskan dalam UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 berikut ini:
Hak pekerja atau buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja atau buruh/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan.
Gaji pokok merupakan jumlah gaji dasar yang telah disepakati antara perusahaan dan karyawan. Besaran gaji pokok biasanya tergantung pada jenis pekerjaan atau jabatan karyawan. Menurut UU Nomor 13 Tahun 2003, besaran gaji pokok minimum 75% dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap.
Tunjangan merupakan pelengkap dari gaji pokok. Terdapat dua kelompok tunjangan, yaitu tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. Tunjangan Tetap adalah suatu pembayaran yang teratur diberikan secara tetap untuk pekerja dan keluarganya. Pembayaran tunjangan tetap bersamaan dengan pembayaran gaji pokok dan tidak dikaitkan dengan kehadiran. Sedangkan Tunjangan Tidak Tetap adalah suatu pembayaran yang diberikan secara tidak tetap dan tidak bersamaan dengan pembayaran gaji pokok.
Potongan gaji berkaitan dengan kewajiban yang harus dibayar karyawan, seperti pajak penghasilan atau PPh 21, BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
Upah Lembur merupakan kompensasi yang diberikan oleh perusahaan untuk karyawan yang waktu kerjanya melebihi 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau melebihi 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja.
Bonus adalah pembayaran yang diterima pekerja dari hasil keuntungan perusahaan. Bonus juga diberikan sebagai bentuk apresiasi terhadap karyawan yang berhasil mencapai target perusahaan. Besaran pembagian bonus diatur berdasarkan kesepakatan.
Baca Juga : Mengenal Jenis-jenis Tunjangan Karyawan
Membuat Slip Gaji Secara Otomatis
Slip gaji dapat dibuat secara manual dengan Excel maupun secara otomatis melalui software HR. Namun dengan kemudahan teknologi yang ditawarkan software payroll seperti CATAPA, kini sudah banyak perusahaan yang beralih menggunakan Intelligent Payroll Platform untuk membuat slip gaji karyawan. Ada banyak manfaat dalam menggunakan software HR dalam membuat slip gaji, antara lain:
1. Distribusi Lebih Mudah
Dulu slip gaji harus didistribusikan secara manual pada masing-masing departemen, yang kemudian akan dibagikan kepada masing-masing karyawan. Proses yang memakan waktu dan tenaga ini bisa dieliminasi melalui software payroll. Karena aksesnya serba online, karyawan dapat mengakses sendiri slip gaji mereka melalui Employee Self Service.
2. Akses Fleksibel
Baik karyawan maupun HR bisa mengakses slip gaji kapan pun dan dimana pun dengan menggunakan koneksi internet. Melalui Employee Self Service, karyawan juga bisa mengunduh slip gaji melalui smartphone.
3. Data Penggajian Lebih Aman
Dibandingkan dengan distribusi slip gaji manual yang berisiko diketahui karyawan lain, membuat slip gaji dengan software payroll tentu jauh lebih aman. Karena hanya karyawan yang bersangkutan yang memiliki akses untuk slip gaji mereka. Informasi dalam slip gaji juga dilindungi dengan permintaan kata sandi atau password.
Contoh Slip Gaji Karyawan
Jika ingin membuat slip gaji seperti di atas dengan mudah, Anda bisa mulai menggunakan fitur payroll CATAPA. Tidak hanya slip gaji yang dapat dibuat secara otomatis, tetapi perhitungan komponen penggajian seperti PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, lembur, THR, dan bonus juga dapat diproses secara otomatis dengan One Click Payroll.
