Dalam upaya mewujudkan payroll yang efektif, perusahaan harus menemukan cara untuk mengatasi kesalahan umum yang sering ditemukan dalam proses payroll. Manajemen payroll yang efektif harus memastikan penggajian karyawan dibayarkan tepat waktu dan sesuai regulasi yang berlaku.
Tanpa tools dan sumber daya yang tepat, payroll dapat berisiko adanya human error yang merugikan perusahaan. Ada banyak perbaikan yang bisa dilakukan untuk mengatasi kesalahan umum dalam proses payroll di perusahaan Anda.
1. Kesalahan dalam Perhitungan Gaji
Banyaknya komponen yang dikelola, seperti lembur, cuti, dan potongan lainnya dapat menyebabkan risiko kesalahan perhitungan gaji karyawan. Bagi perusahaan yang menghitung gaji karyawan secara manual, Anda perlu memeriksa perhitungan setidaknya tiga kali untuk memastikan perhitungan sudah akurat.
Kesalahan dalam perhitungan gaji dapat membuang waktu produktif Anda. Setelah menghabiskan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari untuk memproses perhitungan gaji awal, Anda harus menggunakan waktu untuk memperbaiki kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan. Terkadang, kesalahan perhitungan gaji juga dapat menyebabkan pembayaran gaji karyawan melewati batas waktu.
Untuk membantu mengatasi masalah ini, buatlah database karyawan dalam software payroll seperti CATAPA, dengan pengaturan gaji karyawan yang berlaku di perusahaan Anda. Software payroll akan membantu Anda untuk melakukan perhitungan komponen gaji secara otomatis sesuai dengan data gaji yang tersimpan dalam sistem.
2. Kesalahan Klasifikasi Karyawan
Banyak perusahaan menggunakan berbagai jenis pekerja, seperti karyawan paruh waktu, karyawan tetap, dan pekerja lepas. Keragaman jenis dan klasifikasi pekerja ini seringkali dapat menyebabkan masalah penggajian. Sangat penting bagi perusahaan untuk mengklasifikasikan karyawannya dengan benar untuk tujuan pajak. Memastikan karyawan diklasifikasikan dengan benar akan membantu perusahaan dan karyawan dalam perhitungan gaji jangka panjang.
Salah mengklasifikasikan karyawan dapat mengakibatkan perhitungan gaji yang tidak akurat, seperti kelebihan atau kurang bayar. Kesalahan klasifikasi karyawan juga mengakibatkan perusahaan harus meneliti catatan riwayat penggajian dan melakukan pembayaran retroaktif atau penyesuaian lain terhadap gaji karyawan.
3. Melewati Tenggat Waktu
Setiap periode penggajian, salah satu tugas utama tim payroll adalah memastikan pembayaran gaji tepat waktu dan akurat. Selain itu, HR juga bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan tidak melewati tanggal-tanggal penting dalam pembayaran pajak, BPJS, dan kewajiban pembayaran lainnya.
Mengelola penggajian secara otomatis menggunakan software payroll dapat mencegah terjadinya keterlambatan dalam pembayaran gaji karyawan. Karena perhitungan gaji lebih akurat, tim payroll dapat menghemat waktu dalam melakukan pengecekan, sehingga proses payroll dapat diselesaikan lebih cepat dan efisien.
4. Kerahasiaan dan Privasi Data
Di tengah-tengah maraknya isu kebocoran data, masalah privasi dan perlindungan data perlu menjadi perhatian bagi perusahaan. Riwayat penggajian dan data karyawan harus ditangani secara rahasia dan disimpan dalam sistem yang aman. Perusahaan harus memastikan tidak ada yang menggunakan informasi pribadi karyawan tanpa izin karyawan yang bersangkutan. Kecuali penggunaan informasi tersebut bertujuan untuk mematuhi peraturan pemerintah. Batasan akses data pribadi karyawan oleh perusahaan juga telah diatur dalam UU ITE.
Salah satu upaya untuk melindungi data penggajian karyawan adalah dengan membatasi jumlah orang dan level jabatan yang memiliki akses terhadap sistem penggajian Anda. Juga pastikan pemilik hak akses tersebut memahami dan menjalankan standar keamanan data penggajian.
Menggunakan software payroll dapat menjadi solusi yang tepat untuk menjaga keamanan data sensitif, karena data tersimpan dalam satu aplikasi terpusat. Perusahaan juga bisa mengatur hak akses, sehingga data karyawan tidak dapat diakses sembarangan. Software payroll seperti CATAPA juga menggunakan standar keamanan kelas dunia seperti 2 Factor Authentication (2FA) dan Battle Tested Encryption, yang menjamin keamanan dan kerahasiaan data karyawan Anda.
5. Kepatuhan Terhadap Regulasi
Tetap up to date dengan undang-undang ketenagakerjaan merupakan salah satu kewajiban perusahaan dalam mengelola penggajian karyawan. Kesalahan dalam mematuhi peraturan perundang-undangan dapat menyebabkan denda, penalti, atau bahkan tuntutan hukum. Memastikan bahwa perusahaan Anda patuh terhadap undang-undang dapat membantu bisnis Anda beroperasi dengan baik.
Ada banyak undang-undang yang memengaruhi pengelolaan gaji karyawan, seperti aturan pajak, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, cuti, dan lembur. Dengan mengikuti update peraturan dan regulasi pemerintah, Anda dapat menjaga operasional bisnis perusahaan sesuai dengan aturan hukum yang berlaku.
Mengelola penggajian yang taat peraturan pemerintah mungkin menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan. Namun hal ini dapat diatasi dengan penggunaan software payroll seperti CATAPA. Karena CATAPA selalu up to date terhadap perubahan peraturan pemerintah, dan penerapannya dapat dilakukan secara otomatis.
6. Penggunaan Software Payroll yang Tepat
Kesalahan dalam proses perhitungan gaji dapat diatasi dengan bantuan software payroll yang dapat mengotomatisasi proses payroll dan tetap mematuhi regulasi pemerintah. Agar dapat memilih software payroll terbaik untuk perusahaan Anda, ada berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan seperti fitur, kemudahan penggunaan, kemampuan integrasi, harga, dan lainnya.
Sistem payroll dapat mengotomatisasi alur penggajian, sehingga membantu Anda meminimalisir entri manual, yang seringkali menjadi celah terjadinya kesalahan. Selain itu, sistem payroll yang terintegrasi memungkinkan perusahaan untuk mengelola payroll beserta komponennya secara terpusat. Dengan kemudahan akses untuk melihat dan mengelola penggajian dan manajemen karyawan dalam satu platform, Anda dapat melihat perbedaan dan perubahan penggajian secara real-time.
7. Penyimpanan Data Payroll
Penyimpanan data penggajian yang tidak terorganisir dengan baik memiliki risiko data tercecer, hilang atau rusak. Jika perusahaan mengandalkan penyimpanan data dalam bentuk dokumen fisik, entri data manual, atau banyak spreadsheet memungkinkan terjadinya kesalahan yang membutuhkan waktu lama untuk memperbaikinya. Bahkan, mungkin juga dapat mempengaruhi proses perhitungan gaji karyawan.
Selain itu, menggunakan sistem manual untuk mengelola penggajian akan meningkatkan ketergantungan Anda pada satu orang untuk mengelola semua proses penggajian. Hal ini dapat menjadi masalah ketika karyawan yang bertanggung jawab memutuskan untuk meninggalkan perusahaan. Karena itu, perusahaan perlu meningkatkan sistem penggajian dengan software payroll yang bisa menyimpan dan meng-update data penggajian secara terpusat.
Namun, meskipun teknologi telah otomatisasi berbagai tugas HR, tetap penting bagi perusahaan untuk memiliki cadangan data penggajian Anda yang andal dan dapat diakses. Software payroll dapat membantu Anda dalam membuat laporan data penggajian yang nantinya dapat Anda simpan sebagai dokumentasi cadangan.
