Dalam menjalankan operasional HR, pengelolaan data karyawan memiliki peranan penting. Namun seringkali perusahaan menggunakan sistem yang kurang tepat sehingga pengelolaannya memakan waktu dan tidak efektif.
Mengelola database karyawan dengan baik sudah menjadi kewajiban HR. Data karyawan berkaitan erat dengan pengelolaan administrasi karyawan, seperti payroll, absensi, dan penilaian kinerja. Dengan mengelola data karyawan dengan baik, akan memudahkan HR dalam mencari, menyimpan, dan atau memperbarui data karyawan.
Pentingnya Manajemen Data Karyawan yang Baik
Manajemen data karyawan adalah kegiatan mengumpulkan, mengatur, dan menyimpan database karyawan. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan, tentunya jumlah data karyawan yang dikumpulkan akan bertambah semakin banyak.
Agar pengelolaannya tidak memakan waktu, diperlukan manajemen data karyawan yang tepat dan dapat mematuhi peraturan pemerintah. Manajemen data karyawan menggunakan software HR hampir selalu memberikan dampak positif. Karena pengelolaannya lebih efektif, lebih efisien, dan lebih aman.
Baca juga: Perhitungan Iuran BPJS Ketenagakerjaan Karyawan di Perusahaan
Selain manfaat tersebut, mengelola data karyawan dengan baik menggunakan software HR juga memberikan banyak manfaat, antara lain:
- Hemat waktu: Dengan sistem terpusat, Anda dapat dengan mudah mengakses data karyawan yang dibutuhkan.
- Kepatuhan Hukum: Pemerintah mengatur penggunaan data pribadi karyawan dalam peraturan perundang-undangan, terutama dokumen pemerintahan dan informasi pribadi. Mengelola data karyawan dengan software HR dapat menjamin keamanan data karena Anda dapat mengatur hak akses terhadap database karyawan. Sehingga pengelolaan data karyawan di perusahaan Anda dapat meminimalisir risiko pelanggaran peraturan pemerintah.
- Produktivitas: Mengelola data karyawan dengan baik merupakan tugas administrasi yang penting dilakukan HR, namun prosesnya bisa diautomasi untuk meningkatkan produktivitas. Sehingga HR bisa berkontribusi lebih dalam peranan strategis lainnya.
Rekomendasi Software HR Terbaik untuk Kelola Data Karyawan
Pada dasarnya, manajemen data karyawan yang baik dapat dicapai dengan menyediakan database karyawan secara terpusat yang dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Untuk mencapai fleksibilitas ini, perusahaan membutuhkan sistem manajemen data karyawan berbasis cloud seperti CATAPA.
Tidak hanya memudahkan pengelolaan data karyawan, CATAPA juga bermanfaat untuk memastikan data karyawan yang tersimpan merupakan data terbaru, memudahkan urusan payroll dan pencatatan kehadiran, dan memperlancar tugas HR yang bersifat administratif. Beberapa tugas administratif HR yang bisa dipermudah dengan penggunaan CATAPA, antara lain:
Penyimpanan Data Karyawan
Anda dapat mengunggah semua dokumen terkait karyawan mulai dari informasi pribadi seperti alamat, pendidikan, dan data keluarga, hingga data perekrutan seperti informasi keanggotan BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan PPh 21 dalam database berbasis cloud yang mudah diakses dan aman.
Integrasi dengan Sistem Payroll
Data karyawan yang tersimpan di CATAPA dapat terintegrasi dengan sistem payroll. Sehingga proses payroll yang kompleks karena harus melakukan rekap data absensi bisa di efisiensi. Bagi karyawan sendiri, sistem database karyawan secara terpusat dapat meningkatkan transparansi karena karyawan dapat mengakses data masing-masing.
Employee Self Service (ESS)
Karyawan dapat diberikan akses untuk menambah dan mengedit informasi mereka. Karyawan juga dapat mengajukan cuti, lembur, sakit, dan izin secara online. Manajer atau supervisor juga dapat menyetujui/menolak permintaan cuti, lembur, sakit, dan izin dengan mudah.
Akses Data Karyawan
Perlu diingat, dalam memilih software HR untuk mengelola data karyawan, perusahaan perlu memilih software HR yang menjamin keamanan data dengan standar keamanan dunia seperti CATAPA. Anda tentu tidak ingin perusahaan mengalami kebocoran data yang dapat mengakibatkan hilangnya kepercayaan karyawan. Dengan CATAPA, Anda juga dapat mengatur hak akses terhadap data karyawan, sehingga data karyawan yang tersimpan dapat terjaga kerahasiaannya.
Memprioritaskan manajemen data karyawan secara terpusat bisa menjadi langkah awal untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Strategi ini dapat mengarah pada perencanaan HR yang tepat karena laporan terkait data karyawan dapat diautomasi, sehingga memudahkan analisa HR dan pengambilan keputusan strategis.
Jika Anda tertarik untuk mengoptimalkan pengelolaan data karyawan menggunakan CATAPA, Anda dapat mengisi formulir ini untuk menjadwalkan demo bersama tim CATAPA. Anda juga dapat langsung mendaftarkan diri di halaman ini jika Anda ingin menggunakan aplikasi CATAPA.
