Pengelolaan gaji karyawan merupakan salah satu tanggung jawab penting dalam menjalankan operasional suatu perusahaan. Di tengah era digital seperti sekarang, software payroll telah menjadi tools yang digunakan untuk mengoptimalkan efisiensi dalam mengelola berbagai aspek penggajian.
Namun, sebelum itu, perusahaan terlebih dahulu harus bisa memilih software payroll yang tepat dan bisa memenuhi kebutuhan perusahaan.
Sebelum memutuskan pilihan, penting untuk memahami fitur-fitur yang ada dalam software payroll dan bagaimana hal tersebut dapat mendukung tim HR serta kemajuan perusahaan. Apa saja itu?
7 Fitur yang Wajib Ada di Software Payroll
1. Payroll
Memberikan gaji kepada karyawan merupakan salah satu kewajiban perusahaan yang dilakukan secara rutin. Maka dari itu, fitur payroll merupakah hal yang paling penting dalam penggajian karyawan.
Dengan fitur payroll, tim HR perusahaan dapat memproses payroll dan berbagai komponennya dengan lebih mudah dan cepat. Selain itu, perhitungan gaji karyawan dengan fitur payroll bisa memberikan hasil yang lebih akurat dan minim dari resiko human error.
Baca juga : Kesalahan Umum dalam Payroll dan Cara Mengatasinya
2. Perhitungan Pajak Otomatis
Pajak merupakan kewajiban penting yang tak dapat dihindari oleh wajib pajak, termasuk perusahaan yang harus mengelola pajak penghasilan (PPh) karyawan. Pada tahapan ini, besaran PPh dapat ditanggung oleh perusahaan atau langsung dipotong dari gaji karyawan, hal ini tergantung pada metode perhitungan pajak yang diterapkan.
Dikarenakan perhitungan pajak akan berpengaruh pada besaran gaji karyawan, keberadaan fitur perhitungan pajak dalam software payroll adalah hal yang penting. Dengan fitur ini, tim HR perusahaan dapat menjalankan tugasnya dengan lebih lancar.
Di samping itu, mengingat peraturan mengenai pajak atau ketenagakerjaan yang kerap berubah, perusahaan perlu menentukan pilihan pada software payroll yang selalu up to date terhadap aturan pemerintah.
3. Pengelolaan Data Karyawan dan Perusahaan
Fitur pengelolaan data karyawan akan mempermudah penyimpanan data kepegawaian dan data pribadi karyawan di satu platform yang teratur, sehingga memberikan tata kelola data yang baik bagi perusahaan.
Hal ini juga membantu mencegah risiko kehilangan dan kebocoran data di perusahaan. Selain itu, informasi karyawan seperti jabatan dan pendidikan, bisa berpengaruh terhadap perhitungan gaji karyawan. Dengan demikian, fitur pengelolaan data karyawan dan perusahaan sangat penting dalam software payroll.
4. BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan Otomatis
BPJS Kesehatan dan ketenagakerjaan merupakan salah satu komponen dalam perhitungan gaji karyawan, yang mana ketentuannya sudah diatur dalam aturan pemerintah.
Maka dari itu, fitur perhitungan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan dalam software payroll merupakan hal yang penting karena akan membantu perusahaan dalam menjaga kepatuhan terhadap regulasi pemerintah, menghindarkan resiko terkena sanksi akibat lalai terhadap aturan pemerintah, dan juga menjaga kesejahteraan karyawan.
5. Berbagai Laporan dengan Format yang Siap Digunakan
Tersedianya laporan dengan format yang siap digunakan dalam software payroll adalah hal yang sangat penting. Adapun contoh laporan yang bisa tersedia pada software payroll yaitu laporan penggajian lengkap dan laporan pajak.
Laporan penggajian lengkap sendiri berfungsi untuk memberikan wawasan yang mendalam dan transparan terkait pengeluaran gaji perusahaan. Dengan laporan penggajian lengkap, manajemen dapat dengan mudah melacak dan menganalisis detail penggajian karyawan, dasar untuk perencanaan anggaran, dan juga pelaksanaan audit.
Selain itu laporan pajak dengan format yang siap guna juga akan mempermudah tim HR atau finance dalam pelaporan pajak ke pemerintah.
6. Analisis Data Karyawan dan Penggajian Dengan Cepat
Fitur analisis data dalam software payroll dapat membantu mengubah data yang kompleks menjadi informasi yang mudah dipahami dan memberikan informasi mendalam bagi manajemen.
Adanya fitur analisis dan visualisasi data penggajian serta data karyawan, memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi pola, perbandingan, dan anomali dengan cepat.
Dengan demikian, fitur ini sangat berguna untuk membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan berdasarkan data.
Baca juga : HR Analytics: Pengertian, Manfaat, dan Proses Penerapannya
7. Employee Self Service
Adanya Fitur Employee Self Service (ESS) dalam software payroll akan sangat membantu memudahkan karyawan dan tim HR perusahaan.
Dengan fitur ini, karyawan bisa melakukan akses secara langsung dan mempermudah karyawan dalam mengelola hal-hal administratif, seperti mengubah data pribadi, mengunduh slip gaji, dan lainnya. Fitur employee self service juga dapat membantu mengurangi beban administratif tim HR.
Bukan Hanya Fitur, Ini Hal Lain yang Harus Diperhatikan di Software Payroll
1. Software Payroll Berbasis Cloud
Menggunakan software payroll berbasis cloud dapat memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan.
Dengan software payroll berbasis cloud, tim HR dapat mengakses data dan bisa melakukan proses penggajian dimana saja dan kapan saja melalui internet, sehingga tidak terbatas pada lokasi atau perangkat tertentu.
Selain dalam segi fleksibilitas dan aksesibilitas, memilih software payroll berbasis cloud juga dinilai lebih hemat dan aman.
2. Sistem Keamanan Data yang Terjamin
Keamanan data karyawan dan data perusahaan merupakan hal utama yang harus diperhatikan. Oleh karena itu, memilih software payroll dengan sistem keamanan data yang terjamin menjadi suatu keharusan bagi perusahaan untuk mencegah segala risiko dan kerugian.
Pastikan untuk memilih software payroll yang yang memiliki standar keamanan tinggi, sehingga perusahaan dapat menjalankan proses penggajian dengan penuh rasa aman dan nyaman.
Demikianlah daftar fitur dan hal penting dalam software payroll perusahaan. Dengan memilih software payroll yang memenuhi kriteria tersebut, perusahaan dapat meraih efisiensi dan kemudahan dalam pengelolaan penggajian.
CATAPA merupakan software payroll yang menyediakan beragam fitur untuk memudahkan proses penggajian, didukung oleh standar keamanan kelas dunia dan sertifikasi ISO 27001, CATAPA menjadi pilihan tepat untuk kesuksesan pengelolaan penggajian perusahaan.
