Dalam era kemajuan teknologi saat ini, sistem penggajian telah mengalami transformasi yang signifikan sejalan dengan perkembangan zaman.
Kini, perusahaan memiliki akses ke beragam opsi, termasuk software payroll yang tersedia dalam dua bentuk utama: On-Premise dan berbasis Cloud. Kebutuhan akan efisiensi dan ketepatan dalam mengelola gaji karyawan semakin penting bagi perusahaan, mendorong perlunya pemilihan solusi yang sesuai.
Dalam artikel ini, akan diulas mengenai perbandingan antara Software Payroll On-Premise dan Cloud-Based, serta aspek-aspek penting yang harus dipertimbangkan sebelum memutuskan solusi yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Pengertian Software On-Premise
Software On-Premise adalah software yang diinstal dan dijalankan di dalam infrastruktur perusahaan. Dalam software on-premise, data sepenuhnya dikelola dan dijalankan di lingkungan internal perusahaan, menggunakan server dan sistem yang dimiliki oleh perusahaan itu sendiri.
Keuntungan dari software On-Premise adalah kontrol penuh yang dimiliki perusahaan atas data dan infrastruktur. Menggunakan software payroll On-premise seringkali dianggap pilihan yang tepat untuk investasi perusahaan. Namun sebenarnya membangun software on-premise melibatkan biaya yang besar dan juga membutuhkan lebih banyak sumberdaya.
Baca juga : Solusi Manajemen Sumber Daya Manusia di Perusahaan
Pengertian Software Berbasis Cloud (Cloud Base)
Cloud computing, atau komputasi awan, merupakan konsep revolusioner dalam dunia teknologi informasi.
Dalam software berbasis cloud, perusahaan tak lagi perlu mengurusi perencanaan dan pengaturan infrastruktur komputasi lokal, seperti server fisik atau perangkat keras khusus. Dengan demikian, kegiatan pemeliharaan rutin tidak menjadi beban perusahaan karena segalanya telah diatur oleh penyedia layanan. Perusahaan hanya perlu membayar sesuai dengan penggunaan yang mereka lakukan.
Software berbasis cloud juga mampu diakses di mana pun, menghadirkan fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaannya, sebab tidak lagi terikat pada perangkat milik perusahaan.
Baca juga : Going Paperless, Menerapkan Sistem Payroll Tanpa Kertas dan Manfaatnya Bagi Perusahaan Anda
Perbedaan Software Payroll On Premise dengan Cloud Base
Biaya
Dalam aspek biaya, perusahaan perlu mempertimbangkan Total Cost of Ownership (TCO) secara cermat. TCO mencakup seluruh biaya yang dikeluarkan selama siklus hidup software, baik itu biaya langsung maupun biaya tidak langsung, seperti pemeliharaan, dukungan, upgrade, dan bahkan potensi downtime.
Dari perspektif ini, tampak jelas bahwa software penggajian on-premise cenderung memiliki TCO yang lebih besar.Ini disebabkan karena semua komponen harus disiapkan secara mandiri, termasuk perangkat keras, lisensi, dan pemeliharaan infrastruktur, juga biaya terkait pengaturan dan dukungan teknis.
Sementara itu, software berbasis cloud umumnya memunculkan biaya yang lebih terjangkau, karena perusahaan hanya membayar sesuai dengan kebutuhan mereka, tanpa perlu khawatir tentang biaya pemeliharaan dan hal lainnya.
Akses dan Mobilitas
Software on premise cenderung terbatas pada akses dari lokasi fisik perusahaan, sehingga menghambat fleksibilitas dan mobilitas para pengguna. Di sisi lain, software berbasis cloud memungkinkan akses yang lebih luas dan dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet.
Dengan solusi berbasis cloud, pengguna memiliki kemampuan untuk mengakses data dan penggajian secara efisien, menghadirkan fleksibilitas dan produktivitas yang lebih tinggi dalam lingkungan kerja yang semakin dinamis.
Skalabilitas
Software on-premise memerlukan investasi yang lebih besar untuk meningkatkan kapasitas saat perusahaan berkembang. Sebaliknya, software berbasis cloud menawarkan skalabilitas yang lebih unggul, karena dapat dengan mudah ditingkatkan dan diperbaiki sesuai dengan perkembangan perusahaan.
Maka dari itu, perusahaan perlu mempertimbangkan pemilihan software payroll yang paling tepat untuk kebutuhan jangka panjang, khususnya jika perusahaan berencana untuk mengembangkan bisnisnya.
Baca juga : Percepat Transformasi HR dengan Keunggulan Software HR Payroll
Keamanan
Pada software on-premise, data dan sistem disimpan di lokasi fisik perusahaan, memberi perusahaan tanggung jawab penuh atas pemeliharaan dan pengamanan infrastruktur. Namun risiko dapat muncul jika pemeliharaan atau pengamanan tidak optimal, membuka celah serangan, pelanggaran keamanan, dan masalah seperti kerusakan perangkat keras yang mempengaruhi keamanan data.
Di sisi lain, software berbasis cloud mengandalkan penyedia layanan ahli mengelola infrastruktur dan keamanan. Layanan cloud dapat dilengkapi keamanan tinggi, seperti enkripsi data dan pemantauan canggih.
Pilihan antara opsi ini perlu diperhatikan seksama, mempertimbangkan sensitivitas data, kapabilitas teknis perusahaan, serta kepercayaan pada penyedia layanan.
Baca juga : Melindungi Data Gaji Karyawan dengan Sistem Payroll yang Aman
Selain point-point diatas, berikut perbedaan atau pertimbangan lain antara software on- premise dengan berbasis cloud.
Baik software payroll on-premise dan cloud-based memiliki kelebihan dan tantangannya masing-masing. Namun, dalam dunia bisnis yang semakin berkembang dan serba cepat seperti saat ini, solusi software payroll cloud-based menjadi daya tarik bagi banyak perusahaan. Pemilihan software payroll berbasis cloud menjadi cara yang lebih inovatif dan adaptif dalam mengelola penggajian.
Seiring perkembangan teknologi dan tuntutan bisnis yang berubah, memilih solusi yang tidak hanya memenuhi kebutuhan saat ini, tetapi juga berpotensi mengatasi tantangan di masa depan menjadi hal yang perlu dipertimbangkan.
CATAPA merupakan solusi penggajian berbasis cloud yang menawarkan kecepatan, kemudahan, dan keamanan. CATAPA memungkinkan perusahaan menyelesaikan proses penggajian bulanan dalam 1 menit dengan satu kali klik, dengan otomatisasi perhitungan Take Home Pay (THP), BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, PPh 21, pesangon, dan komponen lainnya. CATAPA telah tersertifikasi ISO 27001, standar internasional untuk sistem keamanan informasi. CATAPA memberi kemudahan dalam proses penggajian perusahaan, memungkinkan fokus pada pertumbuhan bisnis Anda.
