.png)
Pemanfaatan teknologi di berbagai proses bisnis telah menjadi hal yang umum di perusahaan modern saat ini. Namun, meskipun demikian, penggunaan kertas masih saja tak bisa sepenuhnya dihilangkan dalam kehidupan sehari-hari. Namun, apakah penggunaan kertas masih efektif dalam sebuah perusahaan? Sebuah studi dari Record Nations menunjukkan bahwa lebih dari 70% bisnis akan bangkrut dalam waktu 3 minggu, jika mereka mengalami kerugian akibat dokumen fisik atau kertas terbakar atau terkena banjir.
Hal ini membuat perusahaan mulai mendigitalisasi operasional bisnis, termasuk menerapkan paperless payroll. Upaya ini tidak hanya membuat proses penggajian lebih ramah lingkungan, tapi juga meminimalisir risiko kerusakan dan kehilangan data-data penggajian yang sangat penting bagi perusahaan.
Going Paperless 2.0 dengan Software Payroll
Sesi Pak On Lee yang bertajuk "Going Paperless 2.0" dalam event ICON 2022, menekankan bahwa mindset adalah hal yang penting bagi sebuah perusahaan dalam menciptakan bisnis yang ramah lingkungan. Setiap perusahaan harus memiliki kompetensi dalam bisnis, dan mencari tahu bagaimana teknologi bisa membantu bisnis mereka.
Karena semakin banyak perusahaan menerapkan teknologi atau automasi, perusahaan dapat menghasilkan keuntungan bisnis yang lebih banyak. Going Paperless dapat meningkatkan produktivitas karyawan, sehingga perusahaan bisa melakukan lebih banyak hal untuk pertumbuhan bisnis.
Langkah awal yang bisa dilakukan perusahaan untuk implementasi Going Paperless 2.0 adalah digitalisasi dokumen hardcopy dan mengubah proses paper-based menjadi digital. Beberapa proses bisnis backoffice seperti proses penggajian atau payroll, secara tradisional memerlukan banyak dokumen karena banyakanya data yang harus diproses.
Namun menggunakan solusi digital seperti software payroll CATAPA, penggunaan kertas dalam proses penggajian dapat direduksi, atau bahkan dieliminasi sama sekali tanpa harus menurunkan efisiensi proses tersebut.
Apa Saja yang Dapat Ditawarkan Paperless Payroll Untuk Perusahaan Anda?
Paperless payroll merupakan sistem penggajian yang sepenuhnya dilakukan secara online melalui software payroll. Mulai dari pencatatan waktu, mengumpulkan dan memproses dokumen pajak, menjalankan penggajian, dan distribusi slip gaji dilakukan secara digital, sehingga tidak memerlukan dokumen kertas.
Paperless payroll tidak menghalangi perusahaan untuk mencetak dokumen bila diperlukan. Namun laporan dan catatan penggajian tersebut disimpan secara digital, baik dalam software payroll atau media penyimpanan online.
Beberapa Keuntungan Menggunakan Paperless Payroll adalah
- Akses Data Penggajian Aman dan Mudah
Menyimpan data penggajian dalam kabinet tidak hanya berisiko kerusakan tapi juga pembobolan. Selain itu, akses data penggajian juga akan memakan waktu karena tim payroll harus berada dalam lokasi fisik yang sama dengan dokumen data penggajian tersebut.
Dengan menggunakan software payroll, tim payroll dapat mengakses data penggajian dari mana saja sehingga membuat proses penggajian lebih efisien. Selain itu perusahaan juga dapat memastikan bahwa data penggajian dilengkapi dengan standar keamanan, seperti two factor authentication dan enkripsi sehingga keamanannya lebih terjamin.
- Employee Self Service (ESS)
Dengan Employee Self Service, Anda dapat mengeliminasi sebagian besar kebutuhan kertas dalam manajemen karyawan. Jika sebelumnya perusahaan mengeluarkan buku panduan karyawan, kini semua informasi dapat tersedia dalam sistem ESS yang bisa diakses mandiri oleh karyawan. Selain itu, karyawan juga dapat melakukan rekam kehadiran secara online, sehingga kebutuhan kertas atas lembar absensi tidak diperlukan lagi. Bahkan, payroll akan semakin mudah karena pencatatan di ESS dapat terintegrasi dengan perhitungan payroll
- Pembayaran Gaji Lebih Efisien
Penggunaan software payroll memungkinkan Anda untuk melakukan pembayaran gaji karyawan dan mendistribusikan slip gaji secara online. Kedua hal tersebut bisa dilakukan oleh tim payroll secara fleksibel dari mana saja, sehingga dapat memudahkan sistem kerja WFH yang sekarang ini marak diterapkan. Tim payroll juga tidak perlu lagi mencetak slip gaji dan membagikan ke karyawan secara manual, karena karyawan dapat mengaksesnya sendiri melalui ESS.
kesimpulannya, implementasi paperless payroll dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, mulai dari efisiensi operasional, efektivitas keamanan data, hingga penghematan biaya. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan untuk mengadopsi teknologi paperless payroll untuk memajukan bisnis dan menjadi perusahaan yang ramah lingkungan.
