Pengelolaan gaji yang baik merupakan hal penting dalam perusahaan karena berkaitan dengan karyawan dan keuangan perusahaan.
Proses gaji juga merupakan tugas yang cukup kompleks karena banyaknya komponen dan aturan, sehingga bisa menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
Dalam situasi ini, perusahaan perlu menetapkan alternatif dan strategi yang tepat untuk memastikan proses penggajian berjalan lancar dan aman.
Penggunaan aplikasi payroll bisa menjadi investasi berharga bagi perusahaan untuk meningkatkan pengelolaan gaji perusahaan. Namun, sebelum memutuskannya, penting bagi perusahaan untuk memilih aplikasi payroll yang tepat dan sesuai.
Apakah Anda sedang mencari aplikasi payroll untuk perusahaan? Anda berada di tempat yang tepat! Dalam artikel ini, kita akan membahas 7 hal yang perlu diperhatikan perusahaan sebelum memilih aplikasi payroll.
7 Pertimbangan Sebelum Memilih Aplikasi Payroll
1. Sesuai dengan Kebutuhan Bisnis
Setiap perusahaan memiliki karakteristik yang berbeda-beda, mulai dari jenis usaha, ukuran, hingga faktor lainnya.
Perbedaan karakteristik ini akan berpengaruh pada kebijakan perusahaan, termasuk dalam hal pengelolaan gaji karyawan, yang meliputi pemberian tunjangan, pajak penghasilan, bonus, dan sebagainya.
Sebagai contoh, dalam industri pengiriman jasa, perusahaan mungkin menghitung bonus kurir berdasarkan jumlah paket yang dikirim, sedangkan dalam agensi penulisan, mereka akan menghitung penghasilan karyawannya berdasarkan jumlah tulisan yang dihasilkan, dan masih banyak kasus-kasus lainnya.
Maka dari itu, untuk memastikan kebutuhan perusahaan Anda terpenuhi, memilih aplikasi payroll yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan adalah hal yang sangat penting.
2. Aman untuk Menyimpan Data Payroll
Proses penggajian berkaitan erat dengan data sensitif seperti data pribadi karyawan dan data gaji. Jika data-data ini bocor atau hilang, maka perusahaan akan dihadapkan dengan berbagai potensi kerugian, mulai dari kerugian finansial, hilangnya reputasi, hilangnya kepercayaan karyawan, hingga hilangnya pelanggan.
Dengan begitu, pemilihan aplikasi payroll yang aman adalah hal penting selanjutnya yang tidak boleh dilewatkan. Salah satu cara untuk memastikan keamanan dalam aplikasi payroll adalah dengan memilih aplikasi atau software payroll yang memiliki sertifikasi keamanan terpercaya, misalnya sertifikasi ISO 27001.
Baca juga : Melindungi Data Gaji Karyawan dengan Sistem Payroll yang Aman
3. Sesuaikan dengan Budget Perusahaan
Salah satu tujuan perusahaan menggunakan aplikasi payroll adalah untuk meningkatkan efisiensi, termasuk efisiensi waktu dan efisiensi biaya.
Namun apabila perusahaan Anda memilih aplikasi yang mahal, bukanlah efisiensi yang Anda dapatkan, melainkan anggaran keuangan yang membengkak.
Kendala lainnya yang bisa ditemukan adalah biaya beberapa aplikasi payroll yang menggunakan sistem harga tier (tiered pricing) atau struktur harga yang diatur ke dalam beberapa tingkatan.
Tingkatan tersebut umumnya dibuat berdasarkan fitur atau jumlah karyawan (misalnya, 1-100 karyawan, 101-1000 karyawan, dan seterusnya). Namun, untuk perusahaan berskala kecil yang biasanya memiliki sedikit karyawan, sistem harga tier ini dapat terasa mahal dan tidak adil. Hal ini karena harga dihitung secara seragam dengan perusahaan yang memiliki jumlah karyawan lebih banyak.
Untuk mencegah pembengkakan anggaran, pilihlah aplikasi payroll yang sesuai dengan anggaran perusahaan.
Namun sebenarnya, tidak perlu khawatir tentang biaya, karena saat ini terdapat aplikasi payroll dengan biaya terjangkau.
4. Memiliki Fitur Lengkap
Pasti Anda tahu bahwa pengelolaan payroll adalah tugas yang kompleks, karena terdiri dari beberapa aspek seperti gaji pokok, PPh 21, BPJS, tunjangan, dan sebagainya.
Selain itu, setelah menghitung gaji, tim HR juga perlu menyusun laporan untuk atasan, tim keuangan, atau pihak eksternal seperti lembaga pajak. Karena kompleksitas inilah perusahaan memilih beralih ke aplikasi payroll untuk memudahkan pekerjaan HR.
Agar aplikasi payroll bisa benar-benar membantu meringankan pekerjaan HR, maka pastikan aplikasi yang Anda pilih memiliki fitur-fitur yang lengkap, dimulai dari proses persiapan payroll, perhitungan, laporan, hingga analisis.
Baca juga: 7 Fitur Penting yang Harus Ada di Software Payroll
5. Mudah Diintegrasikan dengan Software Lain
Dengan semakin berkembangnya teknologi, bukan hanya pengelolaan payroll yang didigitalisasi oleh perusahaan, melainkan juga proses bisnis lainnya, misalnya akuntansi, pemasaran, dan lainnya.
Jika Anda memilih aplikasi payroll yang mudah diintegrasikan dengan sistem lain, maka memungkinkan pertukaran data di perusahaan lebih mudah dan proses bisnis dapat berjalan lancar.
6. Dukungan Pelanggan
Beralih dari manual atau dari excel ke sistem payroll yang terautomasi membutuhkan proses implementasi terlebih dahulu.
Proses implementasi yang dimaksud adalah langkah-langkah untuk memasukkan atau menerapkan suatu sistem ke dalam lingkungan perusahaan. Proses ini mencakup sejumlah tahapan, seperti pengenalan penggunaan fitur, perpindahan data, pelatihan tim HR, dan sebagainya.
Dalam proses ini, akan lebih baik jika perusahaan mendapatkan dukungan dari penyedia layanan. Sebenernya dukungan pelanggan yang baik tidak hanya terbatas pada penyesuaian awal, tetapi juga selama perusahaan menggunakan layanan tersebut.
7. Tingkat Kemudahan dalam Pemakaian
Salah satu alasan perusahaan menggunakan aplikasi payroll yaitu untuk mempermudah pekerjaan HR. Namun, bagaimana jika ternyata aplikasi payroll yang dipilih malah menyulitkan?
Untuk menghindari kejadian tersebut, pastikan Anda memilih aplikasi payroll yang memiliki tampilan user friendly atau “ramah” pengguna, artinya aplikasi yang dipilih mudah diakses dan mudah digunakan.
Rekomendasi Aplikasi Payroll Indonesia untuk Perusahaan
Dengan mempertimbangkan 7 hal diatas, memudahkan Anda untuk menemukan aplikasi payroll yang tepat untuk perusahaan, dan terhindar dari kekeliruan yang mungkin terjadi.
Sebagai rekomendasi, Anda dapat memilih CATAPA sebagai solusi payroll perusahaan. CATAPA dilengkapi dengan fitur-fitur yang dapat membantu Anda mengelola payroll dan berbagai komponennya dengan otomatis. Selain itu CATAPA juga cocok untuk digunakan berbagai skala bisnis dan mampu memberikan dukungan pelanggan yang optimal.
Dengan skema harga sesuai jumlah karyawan, membuat CATAPA menjadi lebih terjangkau. CATAPA juga telah tersertifikasi ISO 27001, sebuah standar internasional dalam sistem keamanan informasi. Dengan demikian, Anda tidak perlu khawatir terkait keamanan data.
