Berdasarkan jurnal dari Singaporean Journal of Business Economics and Management, gaji atau kompensasi memiliki dampak langsung terhadap produktivitas karyawan. Pernyataan ini mengartikan bahwa perusahaan harus menjalankan proses penggajian dengan sebaik mungkin untuk menjaga kepercayaan dan produktivitas karyawan.
Disisi lain proses gaji merupakan tugas yang kompleks, karena banyak hal yang perlu disiapkan, mulai dari penyiapan data, perhitungan pajak, BPJS, tunjangan, dan lainnya. Selain itu, proses gaji juga harus memperhatikan aturan pemerintah. Lalu bagaimana agar proses gaji dapat berjalan dengan efisien?
Proses gaji dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu proses gaji otomatis dengan software payroll atau proses manual dengan excel atau spreadsheet. Apa perbedaan dari kedua itu? Dan manakah yang lebih baik untuk perusahaan? Temukan jawabannya pada artikel ini!
Apa itu Software Payroll Berbasis Web?
Software payroll berbasis web merupakan sistem payroll yang dapat diakses secara online, sehingga bisa diakses dimana dan kapan saja selama terhubung dengan internet. Software payroll berbasis web dapat membantu tim HR untuk mengelola proses proses penggajian secara otomatis.
Apa itu Payroll Manual?
Payroll manual merujuk pada proses gaji yang dilakukan secara manual, biasanya menggunakan excel atau spreadsheet.
Walaupun perhitungan pada excel dan spreadsheet sudah otomatis, namun dalam prosesnya masih banyak hal-hal yang dilakukan manual, seperti penginputan data, penentuan rumus untuk perhitungan, pembuatan laporan, ataupun pembuatan slip gaji.
Baca juga: Proses Payroll di Perusahaan
Perbandingan Software Payroll Berbasis Web dan Payroll Manual
1. Input Data dan Backup Data
Dalam proses penggajian, diperlukan beberapa data untuk menunjang perhitungan gaji, seperti informasi karyawan, data absensi, data lembur, dan data kinerja karyawan untuk menghitung insentif atau bonus.
Dengan menggunakan software payroll, perusahaan tidak perlu melakukan penginputan data karena sistem sudah diintegrasikan langsung dengan data absensi karyawan. Selain itu, software payroll menyimpan informasi-informasi karyawan secara terpusat, sehingga data dapat di backup dengan aman dalam sistem.
Sedangkan dalam payroll manual, HR harus melakukan input data dari berbagai file yang tersebar di tempat yang berbeda-beda. Dengan data yang tidak terpusat ini, membuat backup data menjadi lebih rentan karena resiko data hilang atau terhapus semakin tinggi.
Baca juga: Tips Melindungi Data Penggajian Karyawan
2. Perhitungan Gaji
Perhitungan gaji dengan software payroll berbasis web dilakukan secara otomatis dan sudah memperhatikan berbagai komponen serta aturan pemerintah, seperti perhitungan BPJS, pajak penghasilan, tunjangan, dan komponen-komponen lainnya.
Sedangkan pada payroll manual, HR harus menghitung setiap komponen penggajian satu persatu, termasuk menyusun rekap absen, menghitung lembur, potongan pajak, BPJS, hingga akhirnya dapat menghitung take home pay atau gaji bersih karyawan.
Dalam payroll manual HR juga perlu memastikan bahwa formula atau rumus yang dimasukkan ke dalam excel atau spreadsheet sudah sesuai.
3. Laporan Payroll
Dalam software payroll berbasis web, pembuatan laporan dapat dilakukan secara otomatis. Laporan yang disediakan pun bisa beragam, seperti laporan penggajian, laporan untuk keperluan pajak, BPJS, dan lainnya. Bukan hanya laporan, software payroll seperti CATAPA juga bisa melakukan analisis data.
Sedangkan dalam payroll manual, HR harus membuat laporan secara manual dengan merekap data gaji setiap karyawan terlebih dahulu.
4. Slip gaji
Perusahaan yang menggunakan software payroll berbasis web, dapat membuat slip gaji untuk seluruh karyawan secara otomatis. Slip gaji juga dapat diakses langsung oleh karyawan secara online, sehingga HR tidak perlu mencetak slip gaji satu persatu.
Sedangkan dalam payroll manual, HR harus membuat slip gaji satu persatu dan akan menghabiskan banyak kertas.
Baca juga: Manfaat dan Contoh Template Lengkap Slip Gaji Karyawan
5. Penyesuaian Aturan Pemerintah
Peraturan pemerintah terkait ketenagakerjaan masih terus berubah. Namun dengan software payroll berbasis web seperti CATAPA, Anda dapat selalu up to date dengan peraturan pemerintah, karena sistem CATAPA sudah memfasilitasi hal tersebut.
Sebaliknya, pada sistem penggajian manual, HR diharuskan membuat formula baru setiap kali terjadi perubahan pada aturan pemerintah.
Manfaat Software Payroll Berbasis Web Dibandingkan Payroll Manual
Dari perbedaan diatas, kita dapat menyimpulkan bahwa proses penggajian dengan software payroll jauh lebih praktis dan mudah dibandingkan dengan payroll manual.
Namun selain point-point diatas, proses gaji dengan software payroll berbasis web juga dapat memberikan banyak manfaat lainnya, baik bagi HR, karyawan, bahkan perusahaan. Berikut manfaatnya:
Rekomendasi Software Payroll Berbasis Web
CATAPA merupakan software payroll berbasis web yang dapat menjadi solusi untuk proses penggajian perusahaan yang lebih efisien. CATAPA tersedia dengan berbagai fitur yang dapat mempermudah Anda dalam mengelola penggajian, mulai dari payroll, laporan, slip gaji, hingga analisis dengan menggunakan teknologi AI.
CATAPA selalu up to date dengan peraturan pemerintah, dan sudah tersertifikasi ISO 27001, sebuah standar internasional dalam sistem keamanan informasi.
