Gaji merupakan salah satu pengeluaran terbesar perusahaan. Pernyataan ini didukung oleh laporan dari The Predictive Index yang menyatakan bahwa rata-rata perusahaan mengalokasikan 64% pengeluarannya untuk biaya tenaga kerja.
Dengan adanya pernyataan tersebut, penting bagi perusahaan untuk memastikan pengelolaan gaji berjalan dengan baik, salah satu caranya adalah dengan membuat laporan gaji karyawan.
Laporan gaji karyawan atau payroll report adalah dokumen yang berisi informasi rinci mengenai pengeluaran gaji karyawan selama periode tertentu. Laporan ini dibuat untuk memastikan pengeluaran perusahaan untuk gaji karyawan berjalan lancar sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
Lalu apa saja komponen yang harus ada dalam laporan gaji karyawan? Dan bagaimana contohnya? Temukan jawabannya pada artikel ini.
Baca juga: Payroll adalah Sistem Gaji Karyawan, Ini Prosesnya
Manfaat dan Fungsi Laporan Gaji Karyawan
Laporan gaji bukan hanya dokumen biasa, namun laporan ini memiliki manfaat yang dapat mendukung keberlangsungan perusahaan.
1. Bukti Perusahaan Memenuhi Kewajibannya
Memberikan gaji adalah kewajiban bagi perusahaan, termasuk juga membayarkan pajak dan iuran BPJS untuk karyawan. Kewajiban ini sudah diatur dalam peraturan pemerintah.
Dengan adanya catatan yang lengkap mengenai ini, maka dapat dijadikan sebagai bukti bahwa perusahaan telah melaksanakan kewajibannya, dan juga dapat digunakan untuk membuktikan bahwa perusahaan memiliki kredibilitas yang baik.
2. Petunjuk Penyusunan Anggaran Perusahaan
Laporan gaji karyawan bermanfaat sebagai panduan dalam penyusunan anggaran perusahaan. Dengan memeriksa rekapitulasi gaji karyawan, perusahaan dapat menentukan pengalokasian anggaran perusahaan dengan lebih tepat.
3. Gambaran Kompetensi Karyawan
Bagi perusahaan yang memberikan bonus kinerja, laporan gaji dapat digunakan untuk melihat gambaran kompetensi atau capaian karyawan.
4. Bahan Pertimbangan untuk Kebijakan Perusahaan
Informasi yang tersedia dalam laporan gaji karyawan dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan dalam menentukan kebijakan perusahaan, khususnya dalam bidang keuangan dan manajemen sumber daya manusia.
Komponen Dalam Laporan Gaji Karyawan
1. Informasi Umum Perusahaan
Informasi perusahaan yang dicantumkan dalam laporan gaji terdiri dari nama perusahaan, alamat, dan kontak perusahaan, seperti nomor telepon.
2. Informasi Pribadi Karyawan
Informasi karyawan yang dimasukkan dalam laporan meliputi nama karyawan, jabatan, atau nomor induk karyawan. Data ini perlu ditambahkan untuk memastikan gaji yang diberikan tidak salah kirim.
3. Periode Gaji
Dalam laporan, periode gaji ditulis berdasarkan rentang waktu yang dicakup dalam laporan, misalnya selama bulan tertentu atau selama 1 tahun.
4. Besaran gaji
Besaran gaji yang ditulis dalam laporan harus memuat informasi secara detail, mencakup besaran yang diterima karyawan secara rutin seperti gaji pokok, ataupun tidak rutin, seperti upah lembur, bonus, tunjangan transportasi, dan lainnya.
Baca juga: Mengenal Jenis-jenis Tunjangan Karyawan
5. Potongan gaji
Selain besaran gaji yang diterima, dalam laporan gaji juga perlu dimasukkan daftar potongan gaji, seperti potongan pajak, iuran BPJS, potongan karena ketidakhadiran, dan sebagainya.
6. Jumlah Hari Kerja
Bagi perusahaan yang menetapkan metode pemberian gaji berdasarkan hari kerja, informasi mengenai jumlah hari kerja penting untuk dimasukkan dalam laporan untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan.
7. Take Home Pay
Setelah komponen-komponen diatas, maka komponen terakhir yang harus ditulis dalam laporan adalah besaran Take Home Pay (THP) atau gaji bersih karyawan. THP ini adalah besaran gaji yang telah dikurangi berbagai komponen potongan gaji dan merupakan gaji yang benar-benar diterima karyawan.
Buat Laporan Gaji Secara Otomatis
Membuat laporan gaji karyawan mungkin terlihat sederhana dan dapat dilakukan secara manual. Namun, ketika jumlah karyawan bertambah, tugas ini menjadi semakin berat karena banyaknya informasi yang harus ditambahkan satu per satu.
Untuk mempermudah proses tersebut, software payroll CATAPA menyediakan fitur pembuatan laporan penggajian otomatis. CATAPA menawarkan berbagai jenis laporan, termasuk rekapitulasi gaji bulanan, laporan penggajian lengkap, laporan pajak, dan laporan BPJS.
Selain itu, di CATAPA, Anda juga dapat menyesuaikan laporan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
