Mengelola Uang Kompensasi bagi Karyawan Kontrak dengan Software Payroll

Sebelum pengesahan UU Cipta Kerja, karyawan kontrak hanya mendapatkan gaji terakhir saat masa kontraknya berakhir. Namun, dengan adanya peraturan baru, kini perusahaan juga bertanggung jawab atas Uang Kompensasi. Hal ini berarti perusahaan perlu melakukan penambahan komponen gaji bagi karyawan yang berstatus PKWT. Artikel ini akan membahas tentang cara mudah mengelola Uang Kompensasi agar perhitungannya lebih mudah.

Ada beberapa perubahan terkait aturan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dalam UU Cipta Kerja. Salah satunya, perusahaan yang mempekerjakan karyawan kontrak atau PKWT wajib mempersiapkan uang kompensasi. Uang kompensasi ini diberikan kepada karyawan yang sudah bekerja minimal 1 bulan secara terus menerus, di akhir masa kerja atau kontraknya. Aturan ini berlaku bagi 2 kondisi berikut ini:

1. Masa kontrak karyawan PKWT telah habis dan tidak ada perpanjangan kontrak.

2. Masa kontrak karyawan PKWT telah habis dan dilakukan perpanjangan kontrak.

Jika masa PKWT diperpanjang, uang kompensasi diberikan saat selesainya jangka waktu PKWT sebelum perpanjangan. Setelah perpanjangan PKWT dilakukan, uang kompensasi berikutnya diberikan setelah perpanjangan jangka waktu PKWT berakhir atau selesai.

Kementerian Ketenagakerjaan juga menjelaskan bahwa jika karyawan mengalami PHK di tengah masa kontrak, maka karyawan tersebut tetap berhak atas uang kompensasi. Hal tersebut sesuai ketetapan yang ada, yaitu pengusaha wajib memberikan uang kompensasi yang besarannya dihitung berdasarkan jangka waktu PKWT.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa uang kompensasi merupakan tanggungan yang sifatnya wajib bagi perusahaan. Kecuali jika karyawan yang berstatus PKWT adalah tenaga kerja asing (TKA), maka aturan tersebut tidak berlaku.

Baca juga: Apa itu Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)?

Contoh Cara Hitung Uang Kompensasi PKWT

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2012, peraturan uang kompensasi mulai berlaku untuk PKWT yang perhitungannya dimulai sejak 2 November 2020, yaitu saat UU Cipta Kerja disahkan. Jika karyawan PKWT Anda mulai bekerja sebelum aturan uang kompensasi berlaku, maka perhitungan uang kompensasi PKWT dimulai dari 2 November 2020 pada total masa kontrak.

Contoh Kasus 1:

Reza baru saja diangkat jadi karyawan tetap setelah selesai kontrak PKWT selama 6 bulan dari 1 Maret 2022 sampai 31 Agustus 2022 dengan Gaji sebesar Rp 12.000.000/bulan. Perhitungan uang kompensasinya adalah sebagai berikut:

(Masa kerja (dalam bulan)/12) x 1 Bulan Upah = Uang Kompensasi yang Diterima

Maka pada hari terakhir PKWT tersebut (Agustus 2022). Reza akan mendapatkan uang kompensasi sebesar 6/12 dari penghasilan bulanannya yaitu Rp 6.000.000.

Contoh Kasus 2:

Dian bekerja selama 2 tahun dari 1 Januari 2021 - 31 Desember 2023 sesuai dengan kontrak PKWT nya dengan gaji sebesar Rp 15.000.000/bulan. Kemudian pada 31 Desember 2023, Dian sudah selesai kontraknya dan perusahaan memutuskan untuk memperpanjang kontrak Dian dari 1 Januari 2024 sampai dengan 31 Desember 2024. Perhitungan uang kompensasinya adalah sebagai berikut:

Perhitungan uang kompensasi dilakukan 2 kali, yaitu pada saat kontrak atau PKWT pertama berakhir. Kedua, diberikan pada akhir perpanjangan kontrak atau PKWT. Karyawan PKWT dengan masa kontrak 12 bulan berhak atas uang kompensasi sebesar 1 bulan upah.

Merujuk pada rumus perhitungan uang kompensasi pada Contoh Kasus 1, maka di bulan Desember 2023, Dian akan berhak mendapat kompensasi sebesar 24/12 dari penghasilan bulanannya yaitu Rp 30.000.000. Sedangkan Pada Desember 2024, Dian akan mendapat uang kompensasi sebesar 12/12 dari penghasilan bulanannya yaitu Rp 15.000.000.

Kemudahan Perhitungan Uang Kompensasi PKWT dengan Software Payroll

Dari ilustrasi di atas, dapat dilihat bahwa perhitungan uang kompensasi setiap karyawan disesuaikan dengan masa kontrak masing-masing karyawan PKWT. Jika perhitungan uang kompensasi ini dilakukan secara manual, tentu prosesnya akan cukup merepotkan karena HR harus memilih karyawan yang telah habis masa kontraknya dan menghitung uang kompensasinya satu per satu setiap bulan atau periode tertentu.

Agar pengelolaan karyawan PKWT di perusahaan Anda lebih efektif, aplikasi payroll bisa menjadi solusi pintar bagi perusahaan. Dengan aplikasi payroll CATAPA, Anda bisa mendapatkan daftar karyawan PKWT yang memenuhi syarat untuk menerima uang kompensasi. Sehingga Anda mempunyai waktu untuk mengurus perpanjangan kontrak atau mengganti status karyawan sebelum memproses perhitungan uang kompensasi karyawan yang bersangkutan. 

Dalam pengelolaan karyawan PKWT, CATAPA memiliki fitur Compensation Pay (Uang Kompensasi). Ada 2 manfaat utama yang bisa Anda nikmati jika menggunakan aplikasi CATAPA untuk menghitung uang kompensasi karyawan PKWT, yaitu:

Mempermudah Dokumentasi Karyawan PKWT

Jika Anda sudah melakukan pengaturan fitur Uang Kompensasi (Compensation Pay) dalam aplikasi payroll CATAPA, maka sistem akan merekam nama-nama karyawan yang berhak atas uang kompensasi dalam periode tertentu secara otomatis. Sehingga saat masa kontrak telah berakhir, Anda bisa langsung memproses perhitungan uang kompensasi karyawan yang bersangkutan.

Mengelola Pembayaran Uang Kompensasi Karyawan PKWT

Fitur Uang Kompensasi (Compensation Pay) akan membebaskan Anda untuk melakukan pembayaran bersamaan atau terpisah dengan gaji bulanan. Anda juga dapat mengatur formula perhitungan uang kompensasi yang berlaku di perusahaan Anda saat melakukan pengaturan awal.

Anda bisa menyerahkan proses perhitungan gaji karyawan PKWT maupun tetap pada aplikasi payroll CATAPA yang lebih hemat dan mudah digunakan. Selain membantu perhitungan uang kompensasi dan penggajian, aplikasi CATAPA juga bisa membantu Anda mengelola administrasi HR lainnya seperti absensi kehadiran karyawan, cuti, lembur, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, PPh 21 dan komponen gaji lainnya secara otomatis dan akurat.

Cara Menggunakan CATAPA untuk Hitung Uang Kompensasi PKWT

1. Langkah-langkah Pengaturan Fitur Uang Kompensasi

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan Uang Kompensasi ke dalam Master Komponen Gaji di dalam sistem CATAPA. Dengan melakukan pengaturan ini, Uang Kompensasi akan tercatat sebagai salah satu komponen yang berlaku di perusahaan Anda. Jadi, nantinya Anda tidak perlu lagi melakukan proses yang sama.

Setelah menambahkan Uang Kompensasi dalam Master Komponen Gaji, lanjutkan dengan menambahkan Uang Kompensasi ke dalam Template Gaji. 

Selanjutnya, Anda perlu melakukan pengaturan Uang Kompensasi pada Desain Penghasilan Tambahan. Dalam pengaturan ini, Anda dapat menentukan batas perhitungan masa kontrak karyawan. CATAPA memberikan 2 opsi batas perhitungan masa kontrak, yaitu:

1. Dihitung mulai 2 November 2020 sesuai UU Cipta Kerja

2. Dihitung mulai periode kontrak karyawan PKWT

Selain itu, pada menu Template Penghasilan Tambahan, Anda dapat menentukan formula perhitungan Uang Kompensasi Karyawan PKWT yang berlaku di perusahaan Anda. Dalam hal ini dimaksudkan jika perhitungan Uang Kompensasi berdasarkan jumlah gaji pokok dan tunjangan.

Tambahkan komponen Uang Kompensasi pada laman Komponen Penghasilan Tambahan, Grup Penghasilan Tambahan, dan Template Penghasilan Tambahan.

Langkah terakhir dalam pengaturan Uang Kompensasi di CATAPA adalah menambahkan komponen Uang Kompensasi pada menu Payroll. Pengaturan ini dapat memudahkan Anda untuk memunculkan daftar karyawan yang berhak atas Uang Kompensasi pada periode penggajian pada saat itu secara otomatis. 

Menggunakan software payroll untuk menghitung Uang Kompensasi PKWT

CATAPA memberikan kemudahan bagi Anda yang ingin melakukan penyesuaian pada daftar karyawan penerima Uang Kompensasi. Anda dapat menambah/menghapus karyawan yang akan diberikan Uang Kompensasi, dan juga bisa mengubah nilai Uang Kompensasi.

Proses Pembayaran Uang Kompensasi PKWT dengan Aplikasi Payroll

2. Langkah-langkah Pembayaran Uang Kompensasi

Jika daftar karyawan yang berhak atas Uang Kompensasi sudah sesuai, Anda bisa melanjutkan ke proses pembayaran gaji. Anda dapat melakukan pembayaran untuk seluruh karyawan yang ada dalam daftar ataupun memilih sebagian saja untuk proses selanjutnya.

Dalam proses pembayaran gaji, perlu diingat bahwa:

1. Total THP termasuk gaji, jika Uang Kompensasi dibayarkan dengan gaji

2. Total THP adalah nilai Uang Kompensasi (yang sudah dikurangi nilai pajak), jika pembayarannya terpisah dengan gaji.

Demikian penjelasan mengenai pengaturan Uang Kompensasi dengan CATAPA. Dengan menggunakan fitur Uang Kompensasi (Compensation Pay), Anda dapat menghemat waktu dalam proses pembayaran Uang Kompensasi karyawan PKWT. 

Jika Anda ingin mengetahui fitur ini lebih lanjut, Anda dapat berkonsultasi dengan tim CATAPA melalui:

  • Email: support@catapa.com
  • Phone: 150150
  • Live Chat (catapa.com): 09.00 - 18.00 WIB (operational hour)

Anda juga bisa mencoba langsung kemudahan CATAPA dengan mendaftarkan diri Anda dengan klik tombol di bawah ini!

CATAPA © 2021. All Rights Reserved