Di tengah zaman yang memiliki konektivitas tanpa batas seperti saat ini, semua informasi terhubung dengan banyak sistem dan perangkat. Berbagai data dan interaksi terhubung melalui platform terintegrasi yang memudahkan penyampaian informasi antara orang yang satu dengan lainnya.
Percepatan informasi dan efisiensi proses inilah yang membuat payroll juga tidak terlepas dari era hyper-connectivity di masa depan. Karena dengan peningkatan akurasi dan real-time process, teknologi dapat menjawab dua tantangan besar bagi tim payroll: sistem yang tidak fleksibel dan kurangnya eksplorasi terhadap data karyawan.
Populasi perusahaan yang menggunakan software payroll berbasis cloud juga terus berkembang. Berdasarkan survey dari New Alight, 40% perusahaan akan memodernisasi sistem penggajian mereka pada tahun 2023. Jadi, peningkatan apa saja yang perlu dipertimbangkan HR agar sistem payroll di perusahaan dapat berkembang sesuai zaman? Berikut ini tren payroll di tahun 2023 yang dapat mengoptimalkan kinerja HR.
1. Artificial Intelligence (AI)
Pemanfaatan Artificial Intelligence (AI) dalam tugas HR mungkin sudah sering ditemui dalam proses rekrutmen. AI dapat memudahkan HR dalam memproses ratusan data kandidat, dan melakukan screening untuk menemukan kandidat yang terbaik untuk posisi tertentu. AI juga dapat meningkatkan user experience melalui otomasi email dan penjadwalan interview atau assesment. Namun kegunaan AI dalam tugas HR tidak hanya mencocokkan pelamar dengan suatu pekerjaan saja. AI telah berkembang luas dan mampu memberikan lebih banyak peluang untuk efisiensi kinerja HR. Termasuk salah satunya dalam proses penggajian.
Jika sejak tahun 80-an perusahaan mulai memproses payroll dengan menggunakan Excel yang rentan mengalami human error dan memakan banyak waktu, saatnya Anda meningkatkan efisiensi dengan kecanggihan AI di tahun 2023 nanti. AI dapat membantu perusahaan membuat proses payroll jadi lebih transparan, lebih cepat, dan memiliki skalabilitas yang baik.
Dengan bantuan AI, tugas-tugas administratif HR yang bersifat repetitif dapat diproses secara otomatis. Contohnya, dalam proses penggajian, perhitungan komponen gaji merupakan salah satu tugas yang paling menyita waktu. Namun dengan pemanfaatan AI berbagai proses dalam penggajian seperti perhitungan THR, BPJS, PPh 21, cuti, lembur, dan komponen lainnya dapat diselesaikan secara otomatis sehingga waktu dan tenaga kerja yang seharusnya didedikasikan untuk proses tersebut dapat difokuskan ke hal lain yang membutuhkan intervensi manusia secara langsung.
2. Cloud-based Payroll
Penggajian berbasis komputasi awan adalah sistem manajemen penggajian yang dapat dijalankan melalui internet, sehingga memungkinkan tim HR untuk menangani semua operasional payroll secara digital. Menggunakan sistem penggajian berbasis cloud, karyawan dapat mengakses pekerjaan mereka dari mana saja tanpa terpaut perangkat fisik untuk fleksibilitas pengerjaan payroll yang sangat tinggi.
Selain itu, sistem payroll yang cloud-based juga sangat ramah terhadap kompabilitas perangkat sehingga perusahaan tak perlu lagi berinvestasi untuk hardware canggih dan mahal untuk menggunakan sistem payroll yang efektif. Contohnya, payroll cloud-based seperti CATAPA dapat digunakan di berbagai perangkat, baik PC atau mobile dengan koneksi internet dan akses aplikasi via internet browser.
3. Smart Payroll (Big Data)
Profesional HR tidak akan memiliki waktu untuk menciptakan program-program retensi karyawan jika waktu mereka habis untuk memproses penggajian secara manual. Melakukan transformasi digital dalam proses penggajian dapat membebaskan waktu HR dan meningkatkan produktivitasnya pada tugas-tugas yang lebih strategis.
Untuk mengubah HR menjadi departemen yang berperan strategis, HR perlu mengacu pada data dalam pengambilan keputusan. Misalnya, dengan memanfaatkan data penggajian, HR dapat menganalisis kemampuan finansial perusahaan dan membuat kebijakan untuk meningkatkan efisiensi. Secara tidak langsung, keputusan HR dapat berdampak besar dalam mengoptimalkan pertumbuhan perusahaan melalui analisis data.
Arah laju modernisasi proses backoffice seperti payroll yang dipicu oleh perkembangan teknologi penunjang fleksibilitas dan efisiensi semakin tidak terelakan. Karena itu, untuk memastikan bisnis tetap kompetitif, perusahaan sebaiknya harus segera mempertimbangkan untuk menjadi early adopter dari teknologi baru tersebut. Perusahaan dapat memulai modernisasi sistem penggajian perusahaan menggunakan solusi off the shelf seperti software payroll CATAPA. Dengan solusi siap pakai dan mudah digunakan, masa transisi perusahaan untuk pindah ke sistem yang modern juga dapat menjadi lebih cepat dan mudah, sehingga perusahaan dapat tetap kompetitif di era pergerakan bisnis super cepat seperti saat ini.
