Urus Administrasi Sendiri Tanpa HR Dengan ESS

Urusan administratif karyawan identik dengan pekerjaan yang memakan waktu. Namun dengan perkembangan teknologi, munculah ESS yang dapat mengatasi permasalahan tersebut.

Mengurus hal administratif karyawan merupakan salah satu pekerjaan yang paling menguras waktu bagi sebuah perusahaan. Bagaimana tidak, urusan administratif karyawan tak hanya satu jenis bentuknya. Mulai dari masalah absensi, perizinan cuti, hingga slip gaji, setiap karyawan memiliki kebutuhan administratif yang berbeda-beda, dan semuanya harus diproses satu persatu.


Pertemuan tanpa henti dan tumpukan berkas menjadi hasil dari pekerjaan administratif yang semakin menumpuk. Bagian HRD yang mengurus pekerjaan ini akhirnya berpotensi mengalami penurunan efisiensi akibat tak bisa terlalu fokus mengurus pekerjaan HR lain yang sifatnya non administratif. 


Berkaca pada permasalahan tersebut, berbagai perusahaan yang bergerak di bidang teknologi, terutama di bidang HRIS mulai mengembangkan solusi digital berbentuk software ESS yang dapat membuat kebutuhan administratif karyawan dapat terpenuhi dengan cara yang lebih efisien.


Dengan ESS, karyawan dapat mengurus urusan administrasi mereka sendiri dengan tanpa perlu melibatkan HR di setiap langkahnya.


Apa itu ESS

Employee Self Service atau dengan ESS merupakan sistem pelayanan mandiri yang dapat diakses karyawan untuk memudahkan berbagai jenis fungsi pekerjaan, terutama yang berhubungan dengan administrasi karyawan. Mengakses data karyawan, pengajuan cuti, hingga melakukan absensi adalah beberapa posibilitas yang dapat diterapkan di dalam sebuah sistem ESS. 


Dengan menggunakan ESS, karyawan tak perlu lagi repot-repot membuat janji bertemu dengan HRD untuk mengurus urusan administratif yang diperlukan. Mereka dapat melakukannya sendiri melalui device pribadi masing-masing dengan mudah dan cepat. 


Bagi karyawan HRD yang biasanya harus repot memproses satu persatu masalah administratif karyawan pun dapat dengan mudah dan praktis memonitor ataupun melakukan approval secara digital melalui device pribadinya. Laporan yang menyertai masalah administratif terkait pun bisa langsung dihasilkan secara digital sehingga tak perlu lagi repot membuat dan mencetak berkas-berkas yang dibutuhkan. 

Sangat Berguna Untuk Perusahaan Besar


Dengan ESS, departemen HR sebuah perusahaan yang memiliki karyawan berjumlah besar dapat dengan lebih efisien memproses hal-hal yang sifatnya administratif. Dengan ESS, HRD sebuah perusahaan tak perlu lagi membuat berkas atau update data satu persatu karyawan yang jumlahnya banyak.


Masing-masing karyawan yang memiliki urusan administratif dapat membuat pengajuan sendiri secara bersamaan tanpa harus saling tunggu. Data yang didapat dari pengajuan tersebut juga tercipta secara otomatis dan dapat langsung diakses untuk selanjutnya diproses oleh HRD secara bulk. 


Contohnya sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur memiliki 1500 karyawan. Dalam satu hari, di perusahaan tersebut ada sekitar 100 karyawan yang mengajukan cuti atau izin tidak hadir. Dengan menggunakan ESS, 100 karyawan tersebut tak perlu lagi membuat janji atau sekedar bertemu tatap muka lagi dengan HRD untuk mengajukan urusan administratif mereka. 


Seluruh karyawan tersebut dapat langsung membuat pengajuan lewat ESS di device pribadi masing-masing tanpa ada batasan waktu. HRD juga akan langsung secara instan menerima data pengajuan tersebut untuk diproses lebih lanjut. Bahkan jika diperlukan, data pengajuan tersebut dapat langsung diproses secara bulk untuk lebih menghemat waktu.


Tetapi bukan berarti ESS hanya berguna untuk diterapkan di perusahaan dengan karyawan berjumlah besar. Dengan ESS, perusahaan yang lebih kecil dapat merampingkan departemen HR yang mereka punya, karena tak perlu lagi ada pegawai yang khusus menangani satu persatu setiap urusan administratif karyawan yang cukup memakan waktu. 


Produktivitas pun akhirnya meningkat, karena tak lagi seorang karyawan dan HRD menghabiskan waktu lama untuk terlibat dalam proses administratif yang berbelit-belit sehingga mereka dapat fokus kepada pekerjaan masing-masing.

Meminimalisir Human Error

Riset yang dilakukan oleh Sciencedirect mengatakan bahwa, semakin banyak tangan manusia yang terlibat dalam suatu proses pekerjaan, maka semakin tinggi pula potensi human error terjadi di dalamnya. Jika ditambah dengan semakin panjangnya proses tersebut, maka human error dapat dikatakan menjadi tak terelakan. 


Begitu pula dengan proses administrasi HR seperti absensi atau pengajuan ketidakhadiran. Semakin banyak karyawan yang terlibat di dalamnya, belum lagi ditambah dengan langkah proses yang cukup panjang, membuat proses administrasi HR rentan terhadap human error. 


Kesalahan manusia seperti salah input, atau langkah yang terlewat dapat merugikan bagi karyawan yang terkait. Tetapi jika terjadi dalam skala besar, maka dibutuhkan waktu dan mungkin juga materi ekstra untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Bukan tak mungkin sebuah perusahaan malah mengalami kerugian material yang cukup signifikan karena kehilangan produktivitas karyawannya yang mengurusi permasalahan human error tersebut. 


Karena itu, automasi dan simplifikasi proses diperlukan untuk meminimalisir potensi human error tersebut sampai ke taraf yang acceptable.


Menggunakan ESS, sebuah perusahaan dapat memperingkas proses administrasi HR secara signifikan. Karyawan tak perlu lagi antri untuk menemui atasan dan departemen HR untuk mengurus berbagai pengajuan. 


Mereka dapat langsung mengajukan permintaan administratif mereka melalui device pribadi masing-masing secara instan tanpa terikat waktu kerja, untuk kemudian secara langsung di approve oleh atasan ataupun departemen HR terkait. Karena data yang ada sifatnya dapat diakses bersama, proses input data pun hanya perlu dilakukan sekali oleh karyawan yang mengajukan sehingga mengurangi potential point of error dalam proses pengajuan tersebut. 


Begitu pula dengan proses absensi, dimana karyawan dapat dengan mudah melakukan proses tersebut melalui device pribadi mereka dan statusnya dapat langsung diawasi oleh atasan dan departemen terkait. 


Karena kelebihan-kelebihan itu, mulai banyak perusahaan yang mengadopsi ESS dalam proses bisnis mereka. Karena menggunakan ESS, sebuah perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dari waktu kerja yang bertambah dan mensimplifikasi proses administrasi hingga potensi human error dapat diminimalisir. 


Jika anda tertarik untuk menerapkan ESS di perusahaan Anda, CATAPA bisa menjadi salah satu alternatif vendor yang menyediakan ESS dengan harga terjangkau. Pelajari dulu lebih lanjut soal CATAPA disini


CATAPA © 2021. All Rights Reserved