Pentingnya Mengembangkan Paperless Payroll bagi Perusahaan

Software payroll dapat menjadi solusi yang tepat untuk menciptakan proses penggajian yang ramah lingkungan, karena semua prosesnya dilakukan secara online. Bagaimana cara perusahaan Anda dapat Going Paperless 2.0 dengan bantuan software payroll? Simak artikel berikut ini.

Pentingnya Mengembangkan Paperless Payroll bagi Perusahaan

Penggunaan kertas mungkin belum bisa dihilangkan sepenuhnya dalam kehidupan sehari-hari. Tapi dengan pemanfaatan teknologi pada sebagian besar proses bisnis, apakah penggunaan kertas masih efektif dalam sebuah perusahaan? Sepertinya, tidak. 

Sebuah studi dari Record Nations menunjukkan bahwa lebih dari 70% bisnis akan bangkrut dalam waktu 3 minggu, jika mereka mengalami kerugian akibat dokumen fisik atau kertas terbakar atau terkena banjir. 

Hal ini membuat perusahaan mulai mendigitalisasi operasional bisnis, termasuk menerapkan paperless payroll. Upaya ini tidak hanya membuat proses penggajian lebih ramah lingkungan, tapi juga meminimalisir risiko kerusakan dan kehilangan data-data penggajian yang sangat penting bagi perusahaan.

Going Paperless 2.0 dengan Software Payroll

Berdasarkan sesi Pak On Lee yang bertajuk “Going Paperless 2.0” dalam event ICON 2022, salah satu yang perlu dimiliki perusahaan untuk menciptakan bisnis yang ramah lingkungan adalah mindset. 

Setiap perusahaan perlu untuk memiliki kompetensi dalam bisnis, dan mencari tahu bagaimana teknologi bisa membantu bisnis mereka. Karena semakin banyak perusahaan menerapkan teknologi atau automasi, perusahaan dapat menghasilkan keuntungan bisnis yang lebih banyak. Going Paperless dapat meningkatkan produktivitas karyawan, sehingga perusahaan bisa melakukan lebih banyak hal untuk pertumbuhan bisnis. 

Langkah awal yang bisa dilakukan perusahaan untuk implementasi Going Paperless 2.0 adalah digitalisasi dokumen hardcopy dan mengubah proses paper-based menjadi digital. Dalam proses payroll, Anda bisa menggunakan kemudahan software payroll seperti CATAPA. Jika dalam proses manual laporan penggajian harus dicetak dan disimpan dalam bentuk dokumen fisik, kini Anda bisa menyimpannya dalam cloud. Begitu juga pada perhitungannya, Anda tidak perlu lagi melakukan kalkulasi secara manual yang rawan terhadap human error. 

Bagaimana Proses Paperless Payroll?

Paperless payroll merupakan sistem penggajian yang sepenuhnya dilakukan secara online melalui software payroll. Mulai dari pencatatan waktu, mengumpulkan dan memproses dokumen pajak, menjalankan penggajian, dan distribusi slip gaji dilakukan secara digital, sehingga tidak memerlukan dokumen kertas. 

Paperless payroll tidak menghalangi Anda untuk mencetak dokumen bila diperlukan. Namun laporan dan catatan penggajian tersebut disimpan secara digital, baik dalam software payroll atau media penyimpanan online. 

Beberapa standar layanan yang bisa dilakukan dengan paperless payroll adalah:

1. Data Penggajian

Menyimpan data penggajian dalam kabinet tidak hanya berisiko kerusakan tapi juga pembobolan. Dengan menggunakan software payroll, Anda dapat memastikan data penggajian dilengkapi dengan standar keamanan, seperti two factor authentication dan enkripsi data. 

2. Employee Self Service (ESS)

Dengan Employee Self Service, Anda dapat mengeliminasi sebagian besar kebutuhan kertas dalam manajemen karyawan. Jika sebelumnya perusahaan mengeluarkan buku panduan karyawan, kini semua informasi dapat tersedia dalam sistem ESS yang bisa diakses mandiri oleh karyawan. Selain itu, karyawan juga dapat melakukan rekam kehadiran secara online, sehingga kebutuhan kertas atas lembar absensi tidak diperlukan lagi. Bahkan, payroll akan semakin mudah karena pencatatan di ESS dapat terintegrasi dengan perhitungan payroll.

3. Pembayaran Gaji

Penggunaan software payroll memungkinkan Anda untuk melakukan pembayaran gaji karyawan dan mendistribusikan slip gaji secara online. Kedua hal tersebut bisa dilakukan oleh tim payroll secara fleksibel dari mana saja, sehingga dapat memudahkan sistem kerja WFH yang sekarang ini marak diterapkan. Tim payroll juga tidak perlu lagi mencetak slip gaji dan membagikan ke karyawan secara manual, karena karyawan dapat mengaksesnya sendiri melalui ESS. 

Mengapa Perlu Paperless Payroll?

Menerapkan paperless payroll tidak hanya dapat berkontribusi positif pada lingkungan, tapi juga bermanfaat untuk efisiensi operasional bisnis. 

Bagi Perusahaan

1. Lebih Akurat: Karena tidak perlu khawatir tentang perhitungan komponen gaji manual, Anda akan mengurangi risiko kesalahan dan mencegah keterlambatan pembayaran.

2. Lebih Efisien: Waktu tim payroll Anda tidak lagi habis untuk memproses penggajian saja, sehingga mereka dapat lebih fokus terhadap strategi pengembangan bisnis.

3. Lebih Hemat: Anda dapat menghemat tenaga kerja, sumber daya, dan biaya operasional, karena biaya penggunaan software payroll berdasarkan penggunaan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Bagi Karyawan

1. Akses Fleksibel: Karyawan dapat mengakses informasi pribadi dan perusahaan secara real time dan fleksibel kapan dan di mana saja, sehingga dapat membantu meningkatkan employee experience.

Empat puluh tahun ke depan, jutaan orang akan mengakses paperless technology, sehingga penting bagi perusahaan untuk membekali karyawan dengan teknologi yang tepat dan akses informasi yang fleksibel. Selain untuk mendukung perusahaan menjadi green business, tetapi juga membuat perusahaan tetap relevan terhadap perubahan zaman.

CATAPA © 2022. All Rights Reserved