Mulai dari pengelolaan data karyawan, mengatur komponen gaji untuk laporan perusahaan, sampai menyelesaikan penggajian, menjadi tanggung jawab tim HR dalam pekerjaan sehari-hari.
Tidak hanya harus menyelesaikan tugas reguler seperti proses penggajian, tim HR juga harus bertanggungjawab atas fasilitas perusahaan lainnya, seperti pinjaman karyawan. Seperti halnya penggajian yang bergantung pada level pekerjaan masing-masing karyawan, pengelolaan pinjaman karyawan juga bersifat spesifik. Pengelolaannya tergantung pada pengajuan pinjaman masing-masing karyawan.
Bisa dibayangkan, jika tidak ada sistem yang mempermudah kinerja HRD, berapa waktu yang dibutuhkan agar semua proses dapat berjalan lancar tanpa risiko terjadi human error atau keterlambatan?
Pertanyaan tersebut terjawab dengan adanya otomatisasi yang membuat alur kerja HRD lebih mudah bagi departemen dan karyawan yang terlibat. Karena itu, semakin banyak bisnis yang menggunakan aplikasi payroll, apapun jenis industrinya.
Tidak hanya mengotomatisasi payroll atau proses penggajian, aplikasi payroll juga bisa meningkatkan produktivitas HR dengan fitur-fitur lainnya seperti Manajemen Pinjaman (Loan Management) dan Laporan Khusus (Custom Report).
Hari Kamis (17/03), CATAPA melangsungkan workshop bertemakan “Maximize Your CATAPA Features” yang khusus membahas pengelolaan Manajemen Pinjaman (Loan Management) dan Laporan Khusus (Custom Report) di aplikasi CATAPA.
Manajemen Pinjaman (Loan Management)
Sistem manajemen pinjaman atau loan management adalah aplikasi berbasis cloud yang membantu otomatisasi setiap tahap pinjaman karyawan, mulai dari pengajuan pinjaman hingga pembayaran cicilan.
Dengan menggunakan fitur manajemen pinjaman (loan management) di CATAPA, perusahaan dapat mengelola pinjaman karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Perusahaan juga bisa melakukan pemotongan gaji secara berkala sebagai pembayaran dari pinjaman tersebut.
Berikut ini contoh skema pinjaman karyawan yang lebih mudah dikelola jika menggunakan fitur Manajemen Pinjaman (Loan Management) di CATAPA:
Mengacu pada skema di atas, Fahmi dapat mengajukan pinjaman melalui Employee Self Service (ESS), atau langsung dilakukan pencatatan oleh tim HR di aplikasi CATAPA.
Jika pinjaman sudah disetujui, nantinya gaji Fahmi akan dipotong secara otomatis sesuai nominal cicilan yang sudah ditentukan. Ketika cicilan sudah berakhir pada periode tertentu, status cicilan Fahmi akan berakhir secara otomatis. Jadi tidak ada pemotongan gaji bagi Fahmi di bulan berikutnya.
Pengaturan Manajemen Pinjaman (Loan Management) di CATAPA
Agar proses manajemen pinjaman dapat dilakukan secara otomatis seperti contoh skema di atas, cara pengaturannya di aplikasi CATAPA adalah sebagai berikut:
1. Menambahkan komponen gaji untuk pencairan pinjaman dan pemotongan gaji bulanan pada Master Komponen Gaji.
Setelah itu tambahkan komponen gaji tersebut pada Template Gaji yang digunakan oleh perusahaan Anda.
2. Jika pengaturan komponen gaji sudah selesai, lanjutkan dengan menambah aturan dan tipe pinjaman yang sesuai dengan aturan perusahaan. Di sini Anda bisa mengatur detail pinjaman, seperti batas maksimum periode cicilan, tipe dan jumlah maksimum pinjaman, dan suku bunga. Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengatur kriteria karyawan yang bisa mengajukan pinjaman.
3. Setelah pengaturan pinjaman selesai, karyawan sudah bisa mengajukan pinjaman. Ada dua cara pengajuan pinjaman:
- Pertama, adalah pencatatan oleh tim HR di aplikasi CATAPA. Dalam catatan pinjaman karyawan, tim HR juga bisa memantau riwayat pinjaman dan pembayaran cicilan.
- Kedua, pengajuan pinjaman melalui Employee Self Service (ESS). Agar cara ini dapat dilakukan, Anda harus memberi akses pada karyawan terlebih dahulu pada Pengaturan Konfigurasi ESS.
Pastikan juga Anda sudah mengatur template persetujuan sesuai dengan aturan yang berlaku di perusahaan Anda pada Template Persetujuan.
Setelah akses ESS dan template persetujuan sudah diatur, karyawan bisa mengajukan pinjaman melalui ESS. Pengajuan pinjaman yang sudah disetujui oleh atasan atau pihak terkait, akan otomatis terdokumentasi pada Catatan Pinjaman tim HR. Selanjutnya, tim HR bisa melakukan proses pencairan.
4. Langkah selanjutnya adalah pencairan pinjaman. Agar proses pencairan pinjaman dapat tercatat pada slip gaji karyawan, Anda perlu melakukan pencairan pinjaman pada menu Pembayaran Gaji di aplikasi CATAPA.
5. Untuk pembayaran cicilan, Anda bisa melakukan proses pemotongan gaji di bulan berikutnya pada menu Proses Gaji Reguler di aplikasi CATAPA. Nantinya catatan pinjaman karyawan akan ter-update secara otomatis.
Keuntungan Menggunakan CATAPA Loan Management
Lebih Efisien
Pada proses pinjaman konvensional, karyawan harus mengisi formulir dan menunggu dokumen disetujui oleh pihak terkait. Proses ini membutuhkan waktu berhari-hari hingga akhirnya dokumen persetujuan ditandatangani.
Jika menggunakan CATAPA, pengajuan pinjaman dan persetujuannya cukup melalui Employee Self Service (ESS). Bahkan Anda bisa mengatur persetujuan pinjaman secara otomatis jika diperlukan.
Fleksibel
Jika karyawan ingin mengubah skema cicilan, tim HR bisa melakukan penyesuaian pinjaman. Hal ini tentu menguntungkan bagi karyawan karena fasilitas pinjaman yang diberikan dapat disesuaikan dengan kemampuan karyawan.
Custom Report (Laporan Khusus)
Custom Report dibutuhkan untuk membuat laporan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga dapat mempermudah urusan administratif dalam penyediaan laporan terkait data karyawan, gaji, pajak, BPJS dan data lainnya.
Ada dua jenis laporan khusus yang bisa dibuat dengan aplikasi CATAPA, yaitu:
- Laporan Perusahaan: Digunakan untuk menampilkan data yang berkaitan dengan penggajian karyawan, yang dikelompokkan berdasarkan organisasi, nama jabatan, pangkat, lokasi, dan cost center.
- Laporan Karyawan: Digunakan untuk menampilkan data karyawan dan data penggajian karyawan secara spesifik untuk masing-masing karyawan.
Cara pembuatan Custom Report (Laporan Khusus) di CATAPA
1. Pilih menu Custom Report atau Laporan Khusus pada halaman utama aplikasi CATAPA. Setelah itu, Anda bisa mulai untuk menambahkan Custom Report (Laporan Khusus) yang diinginkan.
2. Saat membuat Laporan Perusahaan atau Laporan Karyawan, pastikan Anda memilih status karyawan. Karena pilihan status karyawan ini akan mempengaruhi hasil laporan Anda. Setelah itu, pilih komponen data yang ingin Anda tampilkan dalam laporan khusus. Anda juga bisa mengatur urutan kolom dengan drag and drop pada kolom laporan sesuai dengan yang Anda inginkan.
3. Setelah laporan khusus berhasil tersimpan, Anda bisa mengunduh laporan khusus dalam format Excel. Perlu diperhatiakn, dalam mengunduh laporan khusus, Anda bisa memilih periode waktu yang dibutuhkan. Data yang ditampilkan dalam laporan khusus akan mengikuti periode waktu yang ditentukan.
Keuntungan Custom Report (Laporan Khusus) dengan CATAPA
CATAPA memberikan kesempatan bagi Anda untuk mengatur hak akses setiap pengguna. Masing-masing pengguna dapat menambahkan, mengubah, atau menghapus laporan khusus sesuai dengan pengaturan hak aksesnya.
Dengan kelebihan ini, tim HR bisa mengeliminasi risiko kehilangan data. Pengaturan hak akses ini juga bisa membatasi pengguna yang tidak berkepentingan terhadap data tertentu. Sehingga tim HR bisa mencegah penyalahgunaan data karyawan.
Demikian penjelasan detail mengenai fitur Manajemen Pinjaman (Loan Management) dan Laporan Khusus (Custom Report) di CATAPA. Untuk menikmati kemudahan fitur CATAPA ini, daftarkan perusahaan Anda di sini.
Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui:
- Email: support@catapa.com
- Phone: 150150
- Live Chat (catapa.com): 09.00 - 18.00 WIB (operational hour)
