5 Alasan Mengapa Chatbot HR Diperlukan Oleh Perusahaan Anda

Mengapa Anda harus mempertimbangkan implementasi chatbot HR di perusahaan Anda? Simak penjelasannya di sini.

Apa itu Chatbot? Bot adalah singkatan dari robot —suatu robot khusus yang didesain untuk dapat berkomunikasi dengan manusia secara online. Singkatnya, chatbot adalah suatu robot yang diprogram untuk berbicara dengan Anda. Chatbot ini dapat ditemukan di berbagai tempat, mulai dari website, aplikasi mobile, aplikasi chat, dan platform lainnya. Dengan adanya teknologi machine learning dan NLP, chatbot dapat menyediakan data dalam bentuk yang lebih natural, sesuai dengan konteks pertanyaan, dan menyediakan informasi yang paling relevan. 


Chatbot HR dapat dilihat sebagai virtual HR yang akan membantu karyawan melakukan berbagai pekerjaan seperti mengajukan cuti, menanyakan informasi perusahaan, dan lain-lain. Chatbot HR juga akan tersedia 24/7 untuk membantu karyawan menjawab berbagai pertanyaan secara real-time, dan dalam beberapa kasus dapat membantu mereka melakukan berbagai pekerjaan kecil seperti reminder/pengingat.


Mengapa Anda harus mempertimbangkan implementasi chatbot HR di perusahaan Anda? Dan bagaimana Anda dapat memperoleh keuntungan dari chatbot HR? 


1. Chatbot dapat meningkatkan produktivitas HR dan karyawan

Tahukah Anda bahwa chatbot yang baik dapat menjawab minimal 80% dari pertanyaan pengguna? Hal ini setara dengan manusia yang memiliki pengalaman dan pengetahuan pada bidang tertentu. Dengan mengimplementasikan chatbot, berbagai pertanyaan repetitif karyawan dapat dijawab tanpa harus berhubungan dengan HR. Chatbot juga dapat membantu HR dalam menyediakan informasi seperti asuransi kesehatan, shift, slip gaji, dan lainnya sehingga HR tidak perlu menghabiskan waktu untuk menangani hal ini.


Produktivitas karyawan juga cukup sering terganggu dengan beberapa pekerjaan repetitif yang perlu dilakukan seperti meminta persetujuan cuti, mengirimkan bukti ketidakhadiran, dan lainnya. Selain itu, berbagai pertanyaan yang ingin diajukan kepada HR biasanya tidak dijawab secara real-time, sehingga beberapa pekerjaan terkadang menjadi tertunda. Chatbot dapat membantu otomasi berbagai pekerjaan ini, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan yang lebih penting. HR chatbot dapat meningkatkan produktivitas karyawan hingga 70%. Teknologi ini dapat membantu mengajukan dan validasi cuti, mendapatkan informasi personal, atau mengakses informasi detail perusahaan. 


2. Chatbot dapat mengurangi biaya overhead dari HR

Chatbot dapat mengurangi biaya pengeluaran perusahaan. Pikirkan waktu yang perlu dihabiskan oleh staf HR dalam seminggu untuk menjawab pertanyaan umum ataupun pertanyaan spesifik karyawan. Pikirkan juga waktu yang dihabiskan untuk berbagai pekerjaan repetitif seperti membantu pengajuan cuti yang perlu dikerjakan oleh HR. Dengan mengimplementasikan chatbot, berbagai pekerjaan diatas dapat dilakukan tanpa mengganggu pekerjaan HR. Selain itu, akses yang lebih mudah ke informasi perusahaan dapat membantu staf HR untuk bekerja lebih efisien dan akurat dari sebelumnya, sehingga dapat memotong biaya operasional.


3. Chatbot dapat membantu remote work

Tahun ini, remote work/pekerjaan jarak jauh menjadi opsi satu-satunya bagi banyak perusahaan. Chatbot dapat membantu mengurangi stres yang disebabkan oleh hal ini karena menyediakan dukungan 24/7 dan kemudahan dalam pengaksesan informasi. Selain itu, layanan otomasi dapat juga membantu proses pekerjaan seperti pengajuan kehadiran atau pelaporan shift. Secara umum, chatbot dapat memberikan dampak positif pada interaksi antara karyawan dan perusahaan serta memungkinkan perusahaan untuk melakukan pekerjaan dari mana pun (work from anywhere).


4. Chatbot dapat meningkatkan knowledge management perusahaan

Salah satu keuntungan terbesar dari chatbot HR adalah adanya potensi untuk memperbaiki sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) dari internal perusahaan. Chatbot ini dapat menambah kanal yang dapat digunakan untuk mengakses informasi dan pengetahuan perusahaan. Antarmuka yang berbentuk percakapan dapat menghemat waktu karyawan untuk mencari berbagai dokumen ataupun menggunakan aplikasi dan peralatan yang diperlukan untuk mencari jawaban dari pertanyaan. Dengan teknologi natural language processing (NLP), informasi yang disediakan oleh chatbot dapat diakses oleh semua orang terlepas dari keahlian dalam melakukan pencarian dokumen ataupun kata-kata yang digunakan.


5. Chatbot dapat meningkatkan employee engagement

Chatbot dapat meningkatkan employee engagement score melalui antarmuka yang berbentuk percakapan. Dengan chatbot, perusahaan dapat meninggalkan berbagai proses manual dalam mencari informasi dan menyediakannya untuk karyawan. Chatbot juga dapat menyediakan data dalam bahasa yang lebih natural, sehingga karyawan dapat mengakses informasi seperti melakukan percakapan dengan manusia. Selain itu, chatbot juga memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kolaborasi karyawan karena chatbot dapat dengan efektif membantu persebaran informasi antar departemen.


Jadi, mengapa perusahaan Anda butuh Chatbot HR?

Chatbot HR sudah terbukti untuk menjadi kebutuhan utama perusahaan terutama di era ini, mengingat remote working sudah menjadi budaya bagi banyak perusahaan. Kebutuhan komunikasi internal yang efektif juga belum pernah menjadi sangat penting seperti saat ini. Karyawan yang tersebar dan dipisahkan oleh jarak memiliki kendala dalam mengakses berbagai informasi, di samping masih berjuang menyeimbangkan pekerjaan dengan kehidupan pribadi. Chatbot HR dapat membantu mengambil beberapa beban dari departemen HR dan memastikan seluruh karyawan memperoleh informasi dimanapun dan kapanpun dengan mudah.


CATAPA HRIS menyediakan Claudia chatbot sebagai chatbot HR pertama di Indonesia yang mendukung bahasa Indonesia dalam pengaksesannya. Didukung oleh teknologi artificial intelligence dan natural language processing (NLP), Claudia dapat membantu karyawan perusahaan untuk mendapatkan informasi-informasi seputar HR dengan lebih mudah dan lebih cepat. Claudia juga dapat membantu karyawan untuk melakukan berbagai pekerjaan seputar HR seperti mengajukan cuti, menyetujui atau menolak pengajuan dari tim, mengunduh slip gaji, dan aktivitas lainnya. Tersedia di berbagai aplikasi chat mulai dari WhatsApp, Facebook Messenger, LINE, Slack, dan Telegram, Claudia dapat dengan diakses oleh karyawan pada aplikasi yang dipilih.


Anda dapat menggunakan Claudia untuk mengetahui informasi seputar CATAPA dan menanyakan berbagai peraturan pemerintah tanpa harus bergabung dengan CATAPA. Pelajari lebih lanjut di Help Center: Fitur Claudia Chatbot untuk Pengguna yang Belum Terdaftar di CATAPA.


Ingin tahu seluruh fitur yang didukung oleh Claudia? Lihat lebih lanjut di Help Center: Fitur Claudia Chatbot untuk Pengguna CATAPA.


Tertarik untuk menggunakan CATAPA dan Claudia untuk perusahaan Anda? Kunjungi www.catapa.com.

CATAPA © 2021. All Rights Reserved