10 Keuntungan Sistem Absensi Online untuk Kelola Kehadiran Karyawan

Semakin banyak perusahaan yang memulai kebijakan kerja dari mana saja (Work from Anywhere). Untuk mengakomodasi perubahan ini, salah satu software yang paling banyak dicari adalah aplikasi absensi online. Berikut adalah beberapa manfaat menggunakan aplikasi absensi online bagi tim HR Anda.

Karyawan adalah faktor pendukung utama dalam pertumbuhan setiap perusahaan, apapun industri dan bentuk perusahaannya. Tanpa sumber daya manusia (SDM) yang baik, suatu perusahaan akan sulit untuk bertahan di tengah persaingan bisnis yang ketat. Ditambah lagi, dinamika dalam lingkungan kerja terus berkembang dan perusahaan harus mampu beradaptasi terhadap perubahan dengan cepat. 

Karena itu, memastikan bahwa karyawan Anda melakukan tugas dan tanggung jawab mereka dengan baik adalah kebutuhan utama. Salah satu upaya yang bisa dilakukan untuk memantau produktivitas karyawan adalah dengan manajemen kehadiran. Penggunaan teknologi modern untuk absensi karyawan adalah cara yang efisien untuk melacak dan memusatkan sistem kehadiran karyawan Anda. 

Beradaptasi dengan teknologi modern tidak hanya terbukti efektif dalam menangani waktu tetapi juga dapat memberi gambaran efektivitas karyawan dalam menggunakan waktu kerja mereka.

Apa itu Sistem Kehadiran Karyawan Online?

Sistem absensi online untuk meningkatkan produktivitas

Absensi online adalah sistem pencatatan kehadiran karyawan yang terhubung dengan sistem cloud sebagai penyimpanan data. Berbeda dengan absensi konvensional dimana Anda harus melakukan absensi di kantor atau tempat mesin absen berada, absensi online dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja selama Anda memiliki koneksi internet. 

Sistem kehadiran karyawan atau absensi online dapat melakukan pencatatan jam kerja, pengajuan dan persetujuan cuti, lembur, absensi masuk dan keluar. Dengan menggunakan sistem manajemen kehadiran online, karyawan dapat melakukan absensi dengan mudah. Sedangkan bagi HR, sistem absensi online dapat membantu pengelolaan tenaga kerja secara efisien. Karena risiko ketidakakuratan data pada sistem manual dapat dieliminasi.

Keuntungan Sistem Absensi Online untuk Kelola Kehadiran Karyawan

Kelebihan Absensi Online bagi Karyawan dan Perusahaan 

1. Menghemat Waktu dan Biaya Operasional

Penggunaan mesin absensi konvensional membutuhkan biaya pembelian dan perawatan. Selain itu, absensi secara manual juga rentan terhadap kecurangan ‘titip absen’. Sedangkan jika menggunakan sistem kehadiran karyawan secara online dari CATAPA, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya pembelian mesin, karena absensi dapat dilakukan melalui smartphone karyawan masing-masing. 

Sistem absensi online juga dapat menghemat waktu HR dalam mengelola laporan kehadiran karyawan. Dengan beberapa klik, aktivitas yang memakan waktu seperti melacak perubahan shift, memantau jam kerja, dan lainnya dapat diselesaikan lebih cepat.

2. Data Lebih Akurat

Proses manual rentan dengan kesalahan manusia atau human error. Kesalahan dalam pencatatan kehadiran dapat berdampak pada perhitungan gaji. Sehingga sangat diperlukan ketelitian agar tidak merugikan karyawan.

Sistem absensi karyawan online dapat memastikan pencatatan waktu kehadiran yang akurat dan meminimalisir kesalahan. Secara otomatis, hal ini akan membantu memproses data penggajian yang akurat pula.

3. Keamanan Data Terjamin

Untuk mengakses data kehadiran karyawan, diperlukan nama penguna dan kata sandi individual, yang berarti tidak ada karyawan yang dapat merusak atau memanipulasi data yang disimpan di perangkat absensi onllne. Selain itu, software HR yang menyediakan sistem absensi online seperti CATAPA, dilengkapi dengan standar keamanan kelas dunia, seperti 2FA atau 2 Factor Authentication.

4. Data Real-Time

Data kehadiran karyawan dapat berfungsi untuk banyak hal, seperti penggajian, menilai efisiensi, dan mengukur pertumbuhan kerja. Dengan sistem absensi online, pencatatan dan perhitungan kehadiran karyawan akan dilakukan secara otomatis. Sehingga Anda dapat menggunakan data kehadiran secara real-time sesuai kebutuhan. Kemudahan ini dapat membantu Anda untuk pengambilan keputusan strategis secara cepat.

5. Kemudahan Akses bagi HR dan Karyawan 

Diperlukan data yang akurat untuk menganalisis kinerja karyawan dan efisiensi biaya penggajian di perusahaan Anda. Dengan bantuan sistem absensi online, Anda dapat menghasilkan segala macam laporan terkait kehadiran, lembur, cuti, izin secara otomatis. Karena sistem absensi online berbasis cloud, baik karyawan maupun HR dapat mengakses data absensi di mana dan kapan saja. 

6. Mengelola Alur Kerja HR

Sistem absensi online juga berperan besar dalam menciptakan alur kerja manajemen HR dalam mengelola kehadiran karyawan. Karena sistem absensi online dapat membantu mengatur jadwal, mengalokasikan pekerjaan, dan dengan mudah melacak pertukaran shift. Manajer atau supervisor juga dapat menyetujui pengajuan absen/cuti/lembur dengan segera tanpa perlu komunikasi khusus atau pengisian formulir secara manual. 

7. Terintegrasi dengan Mudah

Anda dapat memilih sistem absensi online yang sesuai dengan kebutuhan Anda berdasarkan sifat pekerjaan dan kebijakan perusahaan. Sistem absensi online dapat diintegrasikan dengan mesin absensi jika perusahaan Anda menerapkan sistem absensi menggunakan kartu (identification card) atau sidik jari. Jika perusahaan menerapkan sistem kerja jarak jauh, sistem absensi online CATAPA sudah dilengkapi dengan facial recognition dan GPS untuk merekam kehadiran dengan pelacakan wajah dan lokasi.

Sistem kehadiran online juga dapat memudahkan proses payroll. Karena data kehadiran karyawan akan tercatat otomatis dan terintegrasi dengan sistem payroll. Jadi Anda tidak perlu lagi melakukan perhitungan absensi secara terpisah saat menghitung gaji berdasarkan waktu kehadiran.

8. Mendukung Fleksibilitas Kerja

Sistem absensi online dapat merekam kehadiran karyawan Anda menggunakan aplikasi seluler, aplikasi desktop, sidik jari, atau pengenalan wajah (face recognition). Berbagai pilihan sistem absensi ini dapat menangani karyawan kantor maupun karyawan yang bekerja dari rumah. Sehingga sistem absensi online seperti CATAPA Time Management dapat mengakomodasi fleksibilitas lokasi kerja yang berlaku di perusahaan Anda secara akurat.

9. Menjaga Retensi Karyawan

Mungkin kelebihan ini tidak dirasakan secara langsung, tetapi sistem absensi online dapat menciptakan kepuasan karyawan terhadap perusahaan. Sistem absensi online memberi karyawan Anda semua informasi yang diperlukan, seperti saldo cuti yang akan membantu karyawan dalam merencanakan rencana pribadi. Fitur-fitur lain dalam sistem absensi online juga dapat diakses secara mandiri oleh karyawan, seperti unduh slip gaji, jadwal kerja, data pribadi, dan lainnya. Dengan alur informasi yang lebih efektif, maka keterlibatan karyawan dapat ditingkatkan.

10. Meningkatkan Produktivitas

Mengelola kehadiran secara manual akan menjadi aktivitas yang memakan waktu. Dengan menggunakan sistem absensi online, data kehadiran dapat direkap dan terhubung secara otomatis ke dalam sistem payroll Anda. Adanya penghematan waktu dan akurasi data dapat membantu HR dalam mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang mengarah pada peningkatan produktivitas dan meningkatkan keuntungan.

HR juga dapat menggunakan data kehadiran sebagai acuan dalam menganalisis efektivitas kinerja karyawan. Sehingga HR tidak lagi hanya mengerjakan tugas administratif, melainkan ikut berkontribusi ke dalam keputusan strategis terkait penilaian kinerja.

Mengelola Kehadiran Karyawan Secara Online dengan CATAPA Time Management

Dengan berbagai keuntungan di atas, sistem absensi online tidak lagi sebatas layak dipertimbangkan, melainkan menjadi kebutuhan bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efektivitas dalam manajemen kehadiran karyawan. CATAPA menghadirkan sistem absensi online melalui aplikasi CATAPA Time Management, dengan 3 fitur andalan, yaitu:

Employee Self Service 

Memudahkan karyawan dalam merekam waktu absensi, pengajuan izin, cuti, hingga lembur melalui smartphone. Karyawan juga dapat menggunakan aplikasi ini untuk cek saldo cuti dan informasi lainnya.  

Manager Self Service

Memudahkan proses persetujuan absensi, izin, maupun cuti bagi atasan/supervisor dari karyawan/bawahannya masing-masing. Manager Self Service merupakan bagian dari Employee Self Service, sehingga atasan/supervisor tidak memerlukan aplikasi terpisah.

Mobile Attendance with Facial Recognition

Memudahkan karyawan untuk merekam waktu masuk dan keluar dari mana saja dan kapan saja. Fitur ini menggunakan kecanggihan teknologi AI (Artificial Intelligence) untuk face recognition atau pelacakan wajah. Selain itu, absensi juga dapat merekam lokasi karyawan. Sehingga absensi dapat direkam lebih cepat, akurat, dan minim risiko kecurangan.

Absensi online dengan CATAPA Time Management

Jika Anda tertarik untuk menerapkan CATAPA Time Management, segera daftarkan perusahaan Anda dengan klik tombol di bawah ini, atau hubungi tim kami melalui:

CS: 0817108777

Email: support@catapa.com

Phone: 150150

Live Chat (catapa.com): 09.00 - 18.00 WIB (operational hour)

CATAPA © 2021. All Rights Reserved